Lợi ích vượt khó khăn hóa đơn điện tử sẽ sớm phủ sóng

Triển khai HĐĐT mặc dù có khó khăn nhưng lợi ích nó mang lại cho người sử dụng rất lớn nên ngày càng được áp dụng rộng rãi. Vì vậy phủ sóng hóa đơn điện tử sẽ sớm hoàn thành mục tiêu.

Hoá đơn điện tử nhận được sự ủng hộ của doanh nghiệp

Tại Nghị quyết 01/NQ-CP về nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội và dự toán ngân sách Nhà nước năm 2019, ngoài những mục tiêu cần tập trung trong năm 2019 như tập trung cải thiện môi trường, đầu tư, kinh doanh, phát triển kinh tế theo mục tiêu Chính phủ đặt ra, yêu cầu mở rộng hoá đơn điện tử tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP Hồ Chí Minh cơ bản hoàn thành trong năm 2019, nhằm chống thất thu, chuyển giá, lậu thế… là một trong số các giải pháp trọng điểm của Chính phủ đề ra.

Đánh giá tình hình thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp tại các địa phương thuộc 2 thành phố trọng lớn kể trên đều đã có những kết quả khả quan.. Qua khảo sát, hầu hết các địa phương đều đã có doanh nghiệp sử dụng HĐĐT, và phản hồi của các doanh nghiệp cũng hết sức tích cực khi đa số đều đánh giá cao tính ưu việt của HĐĐT đối với hoạt động của doanh nghiệp.

Có thể lấy ví dụ như: Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) có số lượng hóa đơn trung bình sử dụng mỗi tháng là 23,6 triệu, tương đương khoảng 283 triệu hóa đơn/năm. Chi phí hóa đơn tự in (chưa tính phần quản lý, lưu kho) khoảng 420 đồng/hóa đơn. Trong khi đó, chi phí HĐĐT (đã tính chi phí quản lý, lưu trữ) chỉ khoảng 292 đồng/hóa đơn. So sánh như vậy để thấy rằng, với việc sử dụng HĐĐT, EVN tiết kiệm được gần 130 đồng/hóa đơn so với hóa đơn giấy và giúp EVN tiết kiệm được chi phí hơn 3 tỷ đồng/tháng, khoảng 36 tỷ đồng/năm.

Bên cạnh các doanh nghiệp lớn đã tiên phong trong việc áp dụng HĐĐT, nhiều doanh nghiệp nhỏ đã bắt đầu chuyển đổi sang sử dụng hoặc chưa chính thức sử dụng nhưng đã bắt đầu tìm hiểu và ủng hộ nhiệt tình ứng dụng này của ngành Thuế.

Theo các chuyên gia khuyến nghị, khi HĐĐT trở thành xu hướng phải thay đổi, doanh nghiệp dù lớn nhỏ không nên chờ đến khi “bắt buộc phải sử dụng” mới bắt đầu áp dụng, mà nên chuyển ngay từ hoá đơn giấy sang HĐĐT càng sớm càng tốt. Bởi 2 điều: Thứ nhất việc làm quen với phương thức, quy trình mới sẽ cần thời gian để làm quen và hoàn thiện, việc bắt nhịp sớm sẽ giúp doanh nghiệp tránh khỏi bỡ ngỡ khi đi vào khuôn phép của Chính phủ. Thứ hai, theo Nghị định 119, từ ngày 1/11/2018 đến 1/11/2020 tất cả các đối tượng phải chuyển sang sử dụng HĐĐT. Để đảm bảo lộ trình trên, những doanh nghiệp đã thực hiện kê khai, nộp thuế điện tử nên sớm triển khai áp dụng hình thức HĐĐT để tránh được những rủi ro sau này khi triển khai đồng loạt mà doanh nghiệp chưa ký được hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Hộ kinh doanh không né tránh

Khi thông tin về việc áp dụng HĐĐT được tuyên truyền rộng rãi, phần đông các hộ kinh doanh tỏ ra khá e ngại, bởi họ lo sợ HĐĐT sẽ phức tạp, tốn kém và ảnh hưởng tới công việc kinh doanh của họ.

Tuy nhiên, theo quy định hộ kinh doanh có thể áp dụng 2 loại HĐĐT. Loại thứ nhất là những hộ lớn có đủ điều kiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, họ tự khởi tạo HĐĐT. Nhóm khác là các hộ nhỏ không có đủ điều kiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin nhưng vẫn có thể sử dụng HĐĐT bằng cách đến cơ quan thuế để nhờ cơ quan thuế khởi tạo HĐĐT cấp cho hộ kinh doanh (HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế). Tổng cục Thuế khuyến nghị các hộ kinh doanh không nên e ngại.

Hiện nay, HĐĐT ngày càng được áp dụng rộng rãi nhằm mang lại tiện ích cho người sử dụng. Hầu hết các quốc gia đều triển khai HĐĐT vào cả khu vực công và tư với mục tiêu thúc đẩy thương mại điện tử. Nhìn chung, tại các quốc gia này, đối tượng áp dụng HĐĐT chủ yếu là doanh nghiệp, người bán hàng, dịch vụ và nhà cung cấp. Việc lập HĐĐT được áp dụng cho các đối tượng giao dịch B2G (giữa doanh nghiệp và Chính phủ), B2B (giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp), B2C (giữa doanh nghiệp và khách hàng cá nhân).

Trong khi đó, ở khu vực châu Á – Thái Bình Dương, việc áp dụng HĐĐT đang ở các giai đoạn khác nhau, mục đích là tạo điều kiện cho việc tuân thủ pháp luật thuế và cải thiện số thu thuế. Tại Trung Quốc, cùng với việc cải cách quản lý thuế, cơ quan chức năng đã điện tử hóa con dấu, chữ ký và hóa đơn thông qua công cụ xác nhận danh tính giúp đảm bảo độ chính xác về thông tin. Việc này giúp cơ quan thuế có thể giám sát tức thì thay vì giám sát hậu kỳ như trước đây. Cho đến nay, Trung Quốc áp dụng HĐĐT cho tất cả các doanh nghiệp. Mỗi hóa đơn đều có mã QR, con dấu của cơ quan thuế và hệ thống mã ký hiệu dùng để quét thông tin trên từng hóa đơn. Thông qua HĐĐT, cơ quan thuế có thể kiểm tra được lượng hàng tồn kho của DN. Theo lộ trình, Trung Quốc đang thực hiện xây dựng Cục Thuế điện tử nhằm thực hiện chiến lược số hóa quốc gia.

Còn ở Singapore, ngay từ năm 2003 đã áp dụng HĐĐT. Theo đó, doanh nghiệp có thể phát hành HĐĐT mà không cần sự chấp thuận trước của cơ quan thu nội địa (IRAS), nhưng phải tuân thủ hướng dẫn lưu giữ hồ sơ đăng ký. Doanh nghiệp cũng có thể thuê bên thứ ba tạo HĐĐT và tín dụng điện tử.

Mỗi quốc gia có những cách thức lập HĐĐT riêng nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người nộp thuế và cơ quan Thuế.

Để tìm hiểu thêm về E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn
Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice

Doanh nghiệp cần lưu ý một số trường hợp sau tránh bị buộc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Trong dự thảo Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP vừa qua, Bộ Tài chính đã căn cứ quy định của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP để đưa ra hướng dẫn chi tiết. Theo đó, các doanh nghiệp cần lưu ý một số trường hợp để tránh bị buộc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, những trường hợp dưới đây sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:


Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế.

Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ
Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ.

Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trên cơ sở đó sẽ triển khai toàn quốc.

Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Những trường hợp bị buộc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Những doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện buộc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được quy định tại Điều 15 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Cũng theo đó, Khoản 4 Điều 15 quy định Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể về việc thi hành Điều này.

Trong dự thảo Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP vừa qua, Bộ Tài chính đã căn cứ quy định của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP để đưa ra hướng dẫn chi tiết. Theo đó, các trường hợp bị buộc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế gồm các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh:

• Chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
• Thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
• Thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;
• Có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

• Doanh nghiệp cần lưu ý một số trường hợp bị buộc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Đang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng có dấu hiệu theo tiêu chí rủi ro của cơ quan thuế trong việc sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với trường hợp này thì cơ quan thuế thông báo đề nghị người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử.
• Thời gian người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo. Người nộp thuế có thể đến cơ quan thuế giải trình trực tiếp hoặc bổ sung thông tin, tài liệu hoặc bằng văn bản.
• Trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu đầy đủ và chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì hồ sơ giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu được lưu cùng hồ sơ khai thuế.
• Trường hợp người nộp thuế đã giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu mà không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật thì cơ quan thuế thông báo yêu cầu người nộp thuế bổ sung thông tin, tài liệu. Thời hạn bổ sung là 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo.
• Hết thời hạn theo thông báo mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu thì cơ quan thuế ra thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và xử lý theo quy định.
• Trường hợp khác theo quy định của Bộ Tài chính.

Nếu muốn sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh nêu trên cần thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh, hoặc được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế, được bãi bỏ quyết định cưỡng chế nợ thuế.

Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Khi triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp uy tín, chất lượng để đảm bảo rằng những vướng mắc được tư vấn và giải quyết kịp thời.

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị tiên phong tại Việt Nam về giải pháp hóa đơn điện tử. Sản phẩm của Thái Sơn - phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế chứng nhận chất lượng, đáp ứng tất cả nghiệp vụ cần thiết.

Không chỉ vậy, E-Invoice còn có những tính năng ưu việt, vượt trội giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động như:

Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con
Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc
Gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS, …
Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp

Uy tín của E-Invoice và Thái Sơn được minh chứng bởi số lượng các doanh nghiệp đang tin tưởng sử dụng phần mềm, trong đó có nhiều tên tuổi lớn như Coca Cola, Grab, Unicharm, Golden Gate, KFC, Lotte....

Hóa đơn điện tử E-Invoice được nhiều nhãn hiệu lớn trong nước tin tưởng sử dụng

Để tìm hiểu thêm về E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn
Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice

Trường hợp nào được hỗ trợ không thu phí hóa đơn điện tử theo nghị định 119?

Nghị định 119/2018/NĐ-CP chính thức có hiệu lực vào ngày 1/11/2018 được xem là cầu nối và đòn bẩy giúp các doanh nghiệp, hộ kinh doanh tiếp cận và sử hóa đơn điện tử. Rất nhiều quy định mới được thêm vào tạo cơ sở pháp lý cũng như thúc đẩy cho việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó là các chính sách ưu đãi, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế tìm hiểu và thậm chí là sử dụng hóa đơn điện tử không thu phí.

Nhiều doanh nghiệp được hỗ trợ không thu phí hóa đơn điện tử theo Nghị định 119

Dưới đây là các trường hợp cụ thể quy định những doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc diện được hỗ trợ không thu phí khi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119.

Các trường hợp được hỗ trợ không thu phí hóa đơn điện tử theo Nghị định 119

Tổng cục Thuế cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế không thu tiền đối với những đối tượng là các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau đây:

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn.
• Các hộ, cá nhân kinh doanh chuyển sang hình thức doanh nghiệp trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp.
• Các doanh nghiệp khởi nghiệp nhỏ và vừa theo quy định pháp luật.
• Hộ, cá nhân kinh doanh không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng nếu sử dụng thì sẽ được hỗ trợ không thu phí và phải tuân thủ theo quy định về hóa đơn điện tử theo Nghị định 119. Riêng hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kể từ 03 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ thì bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được miễn phí trong thời gian 12 tháng kể từ tháng bắt đầu áp dụng.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và quy định của Bộ Tài chính, trừ các doanh nghiệp hoạt động tại khu kinh tế, khu công nghiệp, công nghệ cao.
• Một số trường hợp cần thiết để khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử do Bộ Tài chính quyết định.

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh nằm trong diện trên sẽ được Tổng cục Thuế trực tiếp hỗ trợ hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế miễn phí.

Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành, vận chuyển và bảo quản hóa đơn

Trước đây khi sử dụng hóa đơn giấy truyền thống, doanh nghiệp thường phải tốn rất nhiều thời gian và chi phí cho việc đặt in và phát hành hóa đơn. Trong khi đó, nếu áp dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế chỉ phải tốn một khoản chi phí rất nhỏ để duy trì hóa đơn điện tử. Nhiều báo cáo ước tính rằng chi phí sử dụng hóa đơn điện tử chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn giấy trước đây.

Bên cạnh chi phí in ấn và phát hành, hóa đơn điện tử còn là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn. Việc lưu trữ và bảo quản hóa đơn sẽ không yêu cầu nhiều nhân lực, đồng thời doanh nghiệp không cần tốn chi phí thuê trung gian vận chuyển hóa đơn tới tận tay khách hàng.

Giảm thời gian giao – nhận hóa đơn

Quy trình giao - nhận khi các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy rất phức tạp. Kế toán phải kê giấy than lên liên 2 và liên 3 khi viết, viết chính xác các thông tin của khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách hàng qua đường bưu điện. Để hóa đơn đến được tay khách hàng phải mất tới vài ngày.

Với hóa đơn điện tử, chỉ cần vài cú nhấp chuột, người mua hàng đã có thể lập tức nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào có internet. Doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng file XML và PDF của hóa đơn điện tử thông qua email, tin nhắn điện tử, in ra hóa đơn chuyển đổi… Việc gửi - nhận hóa đơn diễn ra gần như tức thời, không mất thời gian chờ đợi.

Việc gửi - nhận hóa đơn điện tử diễn ra nhanh chóng, không mất thời gian chờ đợi

Có độ an toàn, chính xác cao

Đây được xem là ưu điểm nổi bật nhất của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy. Đặc biệt nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế thì gần như không thể làm giả bởi mã xác thực được cung cấp bởi chính Tổng cục Thuế.

Bên cạnh đó, trong quá trình lập và phát hành hóa đơn, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giảm thiểu sai sót như viết sai tên, địa chỉ, mã số thuế, đơn giá… Nếu xảy ra sai sót thì doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng, nhanh chóng khắc phục dựa vào các quy định về xử lý sai sót hóa đơn điện tử theo Nghị định 119 thay vì quy trình xử lý sai sót đối với hóa đơn giấy trước đây.

Thuận tiện hơn trong việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý; hạn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý I là 30/4, quý II là 30/7, quý III là 30/10 và quý IV là 30/1 của năm sau.

Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn điện tử, việc báo cáo hóa đơn sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn, doanh nghiệp chỉ cần upload file trên web nhantokhai.gdt.gov khi cần nộp báo cáo. Đặc biệt nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì mọi thông tin đều đã được Tổng cục Thuế lưu trữ qua hệ thống phần mềm, từ đó giảm bớt gánh nặng cho bộ phận kế toán Thuế của công ty.

Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử nào?

Trước những lợi ích dễ thấy của hóa đơn điện tử cùng với sự khuyến khích, ưu đãi khi sử dụng hóa đơn điện tử, ngày càng có nhiều doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy truyền thống. Đa số các doanh nghiệp lựa chọn các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được hỗ trợ triển khai và giải đáp thắc mắc kịp thời.

Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn là một trong những đơn vị đầu ngành cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Sản phẩm của Thái Sơn - phần mềm E-Invoice được thẩm định bởi Tổng cục Thuế đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ cần thiết của hóa đơn điện tử.

Bên cạnh đó, E-Invoice còn cung cấp rất nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp như quy trình tạo lập và gửi nhận hóa đơn khép kín, quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán, hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh, cho phép tích hợp với CRM, ERP sẵn có tại doanh nghiệp…

E-Invoice được rất thương hiệu lớn trong nước tin tưởng sử dụng

Uy tín của E-Invoice và Thái Sơn được minh chứng bởi những doanh nghiệp lớn trong nước tin tưởng sử dụng E-Invoice như Coca-Cola, Honda, Samsung, Unicharm, Grab, CJ CGV, KFC, Golden Gate….

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice tự hào đã và đang là người bạn đồng hành trên con đường phát triển của doanh nghiệp.

Để biết thêm thông tin về E-Invoice, khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice

Cách tra cứu hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn

Khi mới sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nhiều doanh nghiệp và khách mua hàng thường thắc mắc tra cứu hóa đơn điện tử ở đâu và làm thế nào để xác minh tính hợp pháp của hóa đơn. Những thắc mắc trên sẽ được trả lời trong bài viết dưới đây.

Ngày càng nhiều doanh nghiệp nhận ra tầm quan trọng của hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp như giảm gánh nặng chi phí, thủ tục, thời gian phát hành hóa đơn. Bên cạnh đó, so với hóa đơn giấy truyền thống, việc gửi-nhận và tra cứu hóa đơn điện tử trở nên đơn giản và tiện lợi hơn cho cả doanh nghiệp lẫn khách hàng.

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cả người tiêu dùng

Tùy thuộc vào hình thức hóa đơn điện tử doanh nghiệp sử dụng mà cách tra cứu hóa đơn điện tử sẽ khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể các bước thực hiện.

Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Thông tin hóa đơn điện tử có thể tra cứu trực tiếp trên phần mềm hoặc trên website của nhà cung cấp hóa đơn điện tử thông qua mã xác thực, thông tin hóa đơn hoặc đăng nhập vào tài khoản hỗ trợ khách hàng để tra cứu. Tùy thuộc vào phần mềm mà doanh nghiệp đang sử dụng, cách tiến hành tra cứu hóa đơn sẽ khác nhau.

Ví dụ, để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử trên website phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, doanh nghiệp tiến hành như sau:

• Truy cập vào địa chỉ https://einvoice.vn/hoa-don-dien-tu 
• Nhập số hóa đơn (bắt buộc)
• Nhập 5 ký tự đầu của  mã xác thực (bắt buộc) hoặc mã nhận hóa đơn
• Nhập mã kiểm tra và click vào mục Tra cứu hóa đơn
• Màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn và hiển thị 2 tệp hóa đơn đính kèm định dạng .zip và .pdf, doanh nghiệp có thể tùy chọn:
  • Tải hóa đơn về lưu trữ bằng cách nhấn vào nút Tải về
  • Tra cứu hóa đơn trên trang xác minh hóa đơn của Tổng cục Thuế

Giao diện tra cứu hóa đơn điện tử trên website E-Invoice

Khách mua hàng tại các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có nhu cầu tra cứu thông tin hóa đơn điện tử có thể truy cập vào website tra cứu của bên bán, nhập thông tin hóa đơn để tìm kiếm hoặc sử dụng account do bên bán cung cấp để đăng nhập và tra cứu.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu thông tin hóa đơn trên trang tra cứu của Tổng cục Thuế. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập vào địa chỉ http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn
• Bước 2: Chọn mục Thông tin hóa đơn, biên lai → Tra cứu một hoặc nhiều hóa đơn
• Bước 3: Nhập đầy đủ 5 trường thông tin Mã số thuế, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn và Mã xác thực → Nhấn nút Tìm kiếm
• Bước 4: Kiểm tra kết quả thông tin hóa đơn trả về

Điền thông tin vào các mục cần thiết

Hóa đơn điện tử hợp pháp nếu hiển thị đầy đủ cả hai trường thông tin về người bán hàng hóa, dịch vụ và Thông tin hóa đơn.

Kết quả trả về cho thấy hóa đơn hơp lệ, đầy đủ các trường thông tin

Nếu thiếu một trong hai trường trên thì hóa đơn điện tử đang tra cứu là không hợp pháp. Điều này có thể do bên bán chưa thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo phát hành nhưng thông tin chưa được update lên cổng thông tin.

Kết quả trả về cho thấy thiếu trường thông tin hóa đơn

Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (hay trước đây thường gọi là hóa đơn điện tử có mã xác thực), doanh nghiệp và khách hàng có thể tra cứu thông qua Website tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành trên website của Tổng cục Thuế. Điều này đảm bảo sự an toàn và tính xác thực tuyệt đối của hóa đơn bởi kết quả trả về cho biết hóa đơn là thật hay giả, có đầy đủ tính pháp lý hay không và thiếu những thông tin gì.

Doanh nghiệp và khách hàng có thể tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo trình tự dưới đây:

• Bước 1: Truy cập trang web tra cứu, xác minh hóa đơn của Tổng cục Thuế https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit

Hoặc trang tra cứu hóa đơn điện tử  http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn, chọn Menu Hóa đơn có mã xác thực và chọn Xác minh hóa đơn

Giao diện website tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục Thuế

• Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn: Số hóa đơn xác thực, Mã xác thực (5 ký tự đầu) và Mã kiểm tra (hiển thị dạng Capcha), sau đó click vào mục Tra cứu

Nhập các thông tin cần thiết để tiến hành tra cứu

• Bước 3: Kết quả trả về sẽ cho biết hóa đơn có giá trị pháp lý và được phép sử dụng để kê khai thuế hay không.

Kết quả trả về cho thấy Hóa đơn gốc có giá trị sử dụng và không bị thay đổi

Hóa đơn hợp lệ thì kết quả tra cứu sẽ thuộc một trong các trường hợp sau:

• Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn gốc có giá trị có giá trị sử dụng và không thay đổi.
• Trạng thái hóa đơn: Là Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
• Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx
• Trạng thái hóa đơn: Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxx

Hóa đơn sẽ không có giá trị pháp lý nếu bị xóa bỏ hoặc thay thế. Khi đó mục Trạng thái hóa đơnsẽ hiển thị một trong các trường hợp sau:

• Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày....
• Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn bị xóa bỏ bới hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx ngày…/…/,..
• Trạng thái hóa đơn : Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số xxxxxxxxxxxx

Theo quy định, khi xóa bỏ hoặc thay thế hóa đơn thì bên bán và bên mua cần có văn bản thỏa thuận. Nếu bên mua không được thông báo trước thì có quyền yêu cầu bên bán giải thích và cung cấp thông tin.

Hiện tại, nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hiện đại, chẳng hạn như Công ty Phát triển phần mềm Thái Sơn với phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã hỗ trợ việc tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ngay trên chính hệ thống website của doanh nghiệp. Điều này vừa tăng mức độ chuyên nghiệp website của doanh nghiệp, vừa nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Sử dụng E-Invoice doanh nghiệp được hỗ trợ nghiệp vụ tra cứu hóa đơn điện tử

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice còn đáp ứng hoàn toàn yêu cầu về nghiệp vụ, được Tổng cục Thuế chứng nhận chất lượng.

Không chỉ vậy, E-Invoice còn có những tính năng ưu việt, vượt trội giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động như:

• Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con
• Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc
• Gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS, …
• Quản lý gửi và xác nhận hóa đơn cho khách hàng qua email, SMS
• Tính năng cổng ký tiện dụng, một chữ ký số có thể sử dụng cho nhiều điểm xuất hóa đơn
• Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp
• Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn.
• Giải pháp tư vấn thiết lập mẫu hóa đơn màu mà không cần dùng máy in màu

Uy tín của E-Invoice và Thái Sơn được minh chứng bởi số lượng các doanh nghiệp đang tin tưởng sử dụng phần mềm, trong đó có nhiều tên tuổi lớn như Coca Cola, Samsung, Grab, Unicharm, Golden Gate, KFC, Lotte....

Để tìm hiểu thêm về E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn
Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice

Tiêu chí chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Khi sử dụng bất kỳ dịch vụ nào bạn cũng cần đặt ra các tiêu chí đánh giá để lựa chọn được nhà cung cấp uy tín. Phần mềm hóa đơn điện tử cũng vậy. Trước thời hạn chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử doanh nghiệp bạn cần nắm chắc các tiêu chí sau để chọn cho mình đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đáng tin cậy.

Tiêu chí cần cân nhắc khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Với một phần mềm cần sử dụng hàng ngày, thậm chí hàng giờ và trong thời gian dài như hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên đặt ra cho mình những tiêu chí cụ thể để đánh giá các đơn vị, các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng.

Doanh nghiệp còn nhiều băn khoăn khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Dù bộ tiêu chí có khác nhau, các doanh nghiệp vẫn nên đặc biệt chú ý đến những yếu tố cốt lõi dưới đây:

1. Uy tín của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Lịch sử hình thành, thương hiệu, quy mô, lĩnh vực thế mạnh … có thể giúp doanh nghiệp phần nào đánh giá được mức độ tin cậy của nhà cung cấp phần mềm.

Hóa đơn điện tử là một lĩnh vực đặc thù. Để xây dựng nên một phần mềm tốt, nhà cung cấp không chỉ cần có năng lực công nghệ mà còn phải có hiểu biết về nghiệp vụ kế toán, nghiệp vụ chuyên biệt trong ngành nghề của khách hàng. Những điều đó không phải có được trong một sớm một chiều mà đòi hỏi cả một quá trình tích lũy lâu dài. Bởi vậy, nếu lựa chọn một đơn vị cung ứng mới thành lập hay hoạt động được một vài năm, mức độ rủi ro sẽ cao hơn những nhà cung ứng đã khẳng định được tên tuổi.

2. Chất lượng phần mềm của đơn vị cung cấp

Phần mềm hóa đơn điện tử tốt trước hết phải đáp ứng được các tiêu chuẩn, nghiệp vụ Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế yêu cầu, được các cơ quan này thẩm định và chứng nhận để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp.

Bên cạnh các tính năng cơ bản như lập, xuất, điều chỉnh, xóa bỏ hóa đơn, khả năng tương thích, tích hợp với các phần mềm quản lý sẵn có của doanh nghiệp thành một hệ thống hợp nhất, giao diện thân thiện người dùng, dễ thao tác cũng rất quan trọng cho sự tiện ích trong quá trình sử dụng sau này.

Ngoài ra, hóa đơn có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh nên doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ càng và trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử về tính ổn định của phần mềm, khả năng lưu trữ, truy xuất dữ liệu, các tiêu chuẩn chất lượng và mức độ bảo mật.

Chất lượng phần mềm là tiêu chí quan trọng để chọn nhà cung ứng

3. Kinh nghiệm triển khai của nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Hồ sơ năng lực hay kinh nghiệm triển khai có thể nói lên nhiều điều về nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Bởi vậy, đừng ngại ngần nếu doanh nghiệp bạn cần thêm thông tin từ phía đơn vị cung ứng để đánh giá chính xác. Có nhiều yếu tố doanh nghiệp nên cân nhắc như:
Số lượng, quy mô, ngành nghề các khách hàng đã triển khai
Quy mô các dự án tiêu biểu
Các dự án tương đồng với mô hình doanh nghiệp bạn
Khả năng đáp ứng nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp

4. Khả năng đáp ứng các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp thuộc ngành nghề, quy mô khác nhau thường sẽ có thêm một số yêu cầu riêng biệt để phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp, ví dụ như: khả năng phân quyền theo cấu trúc doanh nghiệp, khả năng vận hành và truyền nhận dữ liệu giữa nhiều điểm xuất hóa đơn hay các tiêu chuẩn khác…

Đơn cử như tại các doanh nghiệp FDI, nhà cung cấp hóa đơn điện tử không chỉ cần đáp ứng yêu cầu bảo mật của công ty tại Việt Nam mà còn phải đáp ứng tiêu chuẩn của tập đoàn tại nước ngoài. Đây là thách thức không phải đơn vị nào cũng vượt qua được.

5. Chất lượng dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt luôn xác định rõ ràng trách nhiệm với khách hàng của mình.

Đội ngũ chuyên viên tư vấn sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp các thông tin cần biết về hóa đơn điện tử, quy trình đăng ký phát hành hóa đơn, hồ sơ, thủ tục cần chuẩn bị hay giải đáp các vấn đề doanh nghiệp cần. Trong quá trình sử dụng, đội ngũ kỹ thuật và hỗ trợ khách hàng cũng sẽ sẵn sàng trợ giúp nếu doanh nghiệp có vướng mắc. Với các công ty có hoạt động sản xuất kinh doanh, cần thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn ngoài giờ hành chính, hãy lựa chọn những đơn vị có tổng đài hỗ trợ 24/07 để thuận tiện trong quá trình sử dụng.

Hãy lựa chọn đơn vị có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn khi cần

Mách bạn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đáng tin cậy

Với kinh nghiệm trong gần 20 năm hoạt động, Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn đã khẳng định được thương hiệu và một trong những nhà cung cấp các phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp uy tín nhất.

Trong lĩnh vực hóa đơn điện tử, Thái Sơn và phần mềm E-Invoice đáp ứng được đầy đủ yêu cầu của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế và các tiêu chuẩn chất lượng, bảo mật của khách hàng, kể cả các khách hàng có yêu cầu cao.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Không chỉ dừng lại ở tính năng cơ bản, các tính năng nâng cao E-Invoice có thể đem đến cho doanh nghiệp như:
Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP (SAP), phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp
Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử đa cấp: giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con
Cổng ký tiện dụng: một chữ ký số sử dụng được cho nhiều điểm xuất hóa đơn
Đa dạng hóa hình thức gửi, xác nhận hóa đơn qua các phương thức điện tử
Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn

Hiện phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã, đang được nhiều thương hiệu hàng đầu lựa chọn như: Honda, Lotte, AEON, KFC, Samsung, DHL, Lazada, Golden Gate, CJ CGV, Unicharm, Grab Taxi, Viettinbank… và nhận được sự hài lòng từ phía doanh nghiệp.

Nếu cần hỗ trợ hay tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và quá trình triển khai, vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn
Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice

Làm thế nào để sửa đổi thông tin hóa đơn hoặc hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice

Trong quá trình xuất hóa đơn trên phần mềm E-Invoice, các kế toán sẽ gặp phải trường hợp nhập sai thông tin hóa đơn và cần sửa đổi hoặc hủy bỏ đi. Vậy thao tác sửa thông tin hóa đơn hoặc hủy hóa đơn sai thông tin trên phần mềm E-Invoice như thế nào? Hãy tham khảo bài viết sau để có câu trả lời!

Cách sửa thông tin hoặc hủy hóa đơn chưa thực hiện kê khai thuế trên phần mềm E-Invoice

Việc xảy ra sai sót trong quá trình nhập thông tin để xuất hóa đơn là việc mà các kế toán thường mắc phải. Thay vì phải loay hoay tẩy xóa hoặc viết lại hóa đơn mới, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice hỗ trợ kế toán sửa đổi thông tin sai trên hóa đơn và hủy hóa đơn bằng những thao tác vô cùng đơn giản như sau:

Khi hóa đơn gốc của bạn chưa thực hiện kê khai thuế, muốn sửa đổi lại thông tin hóa đơn, hoặc hủy hóa đơn, thì bạn thực hiện lập hóa đơn thay thế hoặc xử lý hủy hóa đơn. Để thực hiện, bạn vào trong mục “sử dụng hóa đơn”, tìm mục "danh sách hóa đơn điện tử" và mở hóa đơn điện tử có thông tin bị sai, nhấn vào nút “xử lý hóa đơn”.

Vào mục danh sách hóa đơn điện tử trên phần mềm E-Invoice để tìm hóa đơn cần sửa

Trường hợp 1: Bạn muốn hủy bỏ hóa đơn thì lựa chọn "xóa bỏ", sau đó nhập vào lý do hủy và ngày xử lý hủy rồi nhấn "xử lý" để hoàn tất.

Xóa bỏ hóa đơn điện tử bị sai thông tin

Trường hợp 2: Lập hóa đơn thay thế hóa đơn có thông tin sai: Bạn lựa chọn "thay thế" rồi nhấn xử lý. Màn hình hóa đơn thay thế sẽ hiện ra ngay sau đó, thông tin trên hóa đơn gốc sẽ được tự động đưa vào hóa đơn điều chỉnh. Bạn tiến hành thực hiện các nội dung cần sửa đổi trên hóa đơn ví dụ như hàng hóa dịch vụ, số lượng hàng hóa, số tiền… Sau khi nhập xong thông tin cho hóa đơn thay thế, bạn nhấn ghi và thực hiện xuất hóa đơn, ký số như hóa đơn thông thường. Thông báo mới sẽ tự động hiện ra với nội dung: “tạo hóa đơn mới thành công”.

Các bước xử lý hóa đơn sai thông tin bằng cách lập hóa đơn thay thế

Sau khi thực hiện xong xử lý hóa đơn, bạn vào menu, chọn danh sách biên bản hóa đơn để xem, tải hoặc in biên bản gửi cho khách hàng "biên bản thu hồi hóa đơn". Chức năng này của phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice giúp người dùng dễ dàng quản lý được những hóa đơn đã thay đổi nội dung, đồng thời cũng giúp thông báo đến khách hàng việc thay đổi hóa đơn một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Biên bản thu hồi hóa đơn để gửi thông báo đến khách hàng

Hóa đơn điện tử E-Invoice - Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí cho doanh nghiệp trong thời đại 4.0

Hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy đem lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như chi phí cho việc xuất, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn. Cụ thể, hóa đơn điện tử sẽ giúp bộ phận kế toán tiết kiệm thời gian xuất hóa đơn bằng cách tiết giảm tối đa các thủ tục viết tay số tiền, thông tin doanh nghiệp, hàng hóa, xin chữ ký và đóng dấu. Thời gian để xuất được một hóa đơn điện tử hợp lệ nhanh hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy truyền thống.

Sau khi xuất, dữ liệu hóa đơn điện tử được lưu lại trên phần mềm. Bất kỳ lúc nào muốn tìm lại hóa đơn để chỉnh sửa thông tin, hủy hoặc tổng hợp để làm báo cáo theo tháng/quý, kế toán chỉ việc kiểm tra trên phần mềm bằng những thao tác đơn giản. Thay vì phải in ra rồi đóng quyển, cất trong tủ hoặc kho riêng, tìm kiếm bằng cách lật giở từng tờ, từng quyển như với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hoàn toàn tinh gọn và ưu việt trong vấn đề bảo quản, lưu trữ.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã được Tổng cục Thuế thẩm định

Bài toán vận chuyển nan giải đối với hóa đơn giấy cũng được giải quyết triệt để bằng hóa đơn điện tử. Những hóa đơn điện tử đã xuất sẽ được gửi từ phần mềm đến cho khách hàng qua email, SMS cũng như gửi lên cơ quan Thuế để xin xác thực ngay trong ngày, hoàn toàn không mất phí vận chuyển cũng như rút ngắn thời gian chờ đợi. 

Những lợi ích trên cho thấy hóa đơn điện tử ưu việt và phù hợp với nhiều ngành nghề trong thời đại 4.0 hơn hóa đơn giấy. Chính vì thế mà Chính phủ ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hoá đơn điện tử và yêu cầu các doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Theo nội dung Nghị định 119/2018/NĐ-CP, đến ngày 1/11/2020, các doanh nghiệp phải hoàn thành việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Để có thể sớm hoàn thành việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử của các đơn vị uy tín. Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice sử dụng dễ dàng và tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời chống giả mạo hóa đơn hiệu quả.

Với những tính năng ưu việt của mình, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp lớn như Lotte, Grab, Golden Gate, Honda, CGV, KFC… và nhận được sự tín nhiệm từ các đơn vị nói trên.

Để được giải đáp thắc mắc và hỗ trợ sử dụng hiệu quả phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, doanh nghiệp xin vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội

Hotline: 19004767 hoặc 19004768

Tel: 024.3754.5222

Website: https://einvoice.vn

Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice

Những vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp trong quá trình kê khai hóa đơn điện tử

Các vấn đề về kê khai hóa đơn điện tử là nội dung mà nhiều doanh nghiệp mới sử dụng hóa đơn điện tử còn bỡ ngỡ. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra những thông tin cơ bản và trả lời những vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp nhất.

Kê khai hóa đơn điện tử xác thực

Các doanh nghiệp mới chuyển từ hình thức hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử thường lo ngại rằng hóa đơn điện tử xác thực không thể sử dụng để kê khai thuế, hoặc nếu có thể sử dụng thì thủ tục kê khai hóa đơn điện tử sẽ rườm rà, phức tạp. Trên thực tế, hóa đơn điện tử xác thực là một hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên hoàn toàn đủ căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế.

Hóa đơn điện tử xác thực hoàn toàn đủ căn cứ để hạch toán và kê khai thuế

Việc kê khai hóa đơn điện tử xác thực thực hiện tương tự như hóa đơn giấy. Tuy nhiên doanh nghiệp không cần kê khai hóa đơn bán ra, chỉ kê khai hóa đơn mua vào tùy theo từng loại thuế suất vào tờ khai thuế giá trị gia tăng và nộp cho Cơ quan Thuế.

Đối với đối tượng khách mua hàng, sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán thì có thể kê khai, khấu trừ thuế bình thường như hóa đơn giấy. Khách mua hàng nếu cần cũng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy, có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.

Khi phát hiện có sai sót trong bảng kê khai, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử xác thực để kiểm tra, hoặc cơ quan thuế sẽ tự động tra cứu thông tin hóa đơn trên cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế.

Kê khai hóa đơn điện tử có ngày lập khác ngày ký

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ thường xuyên gặp trường hợp ngày lập hóa đơn và ký hóa đơn không giống nhau. Nguyên tắc xử lý trong trường hợp này là doanh nghiệp căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử để xác định nghĩa vụ nộp thuế, hạch toán và kê khai hóa đơn điện tử. Ngày lập hóa đơn khi kinh doanh hàng hóa và cung cấp dịch vụ được quy định rõ tại Điểm a Khoản 2 Điều 16 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài Chính quy định về tiêu thức “ngày tháng năm” lập hóa đơn.

Cụ thể như sau:

• Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cũng cần lưu ý tuân thủ theo các quy định về lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ nhằm đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử.

Có được hủy hóa đơn đã kê khai thuế?

Trong quá trình lập hóa đơn, nội dung về số lượng, giá bán mặt hàng - dịch vụ, kỳ cước, số tiền...cũng là các thông tin dễ bị sai sót, nhầm lẫn. Đối với trường hợp hóa đơn bị nhầm lẫn nhưng đã kê khai thuế thì doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Cụ thể, doanh nghiệp cần lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh tăng - giảm số lượng hàng hóa, thuế suất, giá bán, thuế giá trị gia tăng, đồng thời có đầy đủ thông tin chú thích về hóa đơn được điều chỉnh như số, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

                 

                   Lập hóa đơn điều chỉnh khi có sai sót trong hóa đơn đã được kê khai thuế

Khi kê khai hóa đơn điện tử điều chỉnh, một số doanh nghiệp cũng thắc mắc rằng nếu lập hóa đơn điều chỉnh cho một hóa đơn gốc lập trước đó thì hóa đơn điều chỉnh sẽ được kê khai thuế vào tháng lập hóa đơn gốc hay tháng lập hóa đơn điều chỉnh. Thông thường, theo nghiệp vụ kế toán thì hóa đơn được lập vào tháng nào sẽ kê khai vào tháng đó. Hóa đơn điều chỉnh cũng không phải ngoại lệ, tức là sẽ được kê khai vào tháng lập hóa đơn điều chỉnh thay vì tháng lập hóa đơn gốc.

Ví dụ, doanh nghiệp lập một hóa đơn có trị giá 10.000.000 đồng vào tháng 9, nhưng sang tháng 10 doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh tăng 5.000.000 đồng cho hóa đơn gốc. Như vậy hóa đơn điều chỉnh này được lập vào tháng 10 nên sẽ được kê khai thuế vào tháng 10.

Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Để được giải đáp thắc mắc về kê khai hóa đơn điện tử cũng như hỗ trợ kịp thời nhất, doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.

Công ty Phát triển phần mềm Thái Sơn là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam mang đến giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết với những tính năng vượt trội như hỗ trợ chuyền nhận dữ liệu giữa nhiều chi nhánh, phê duyệt hóa đơn theo từng lô, khả năng tích hợp với ERP, CRM….

                         

                      Hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng

Không chỉ vậy, E-Invoice còn cung cấp cho khách hàng hỗ trợ 24/7 với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết. Khách hàng sẽ được giải đáp mọi thắc mắc cũng như hỗ trợ kịp thời tất cả các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử.

E-Invoice tự hào đã và đang là người bạn đồng hành của các doanh nghiệp Việt Nam, góp phần giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và phát triển quy mô. Điều này được minh chứng bởi những nhãn hiệu hàng đầu hợp tác với E-Invoice như Grab, Unicharm, Golden Gate, Honda, Lotte….

Để biết thêm thông tin về sản phẩm E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice