Không chỉ bó hẹp trong cách thức chuyển giao hóa đơn truyền thống, hiện nay, việc giao – nhận hóa, in – xuất hóa đơn từ phía người bán đến người mua đã đơn giản, thuận tiện hơn rất nhiều với đa dạng các hình thức vận chuyển hóa đơn được triển khai.
1. Phương pháp in – xuất và giao nhận hóa đơn truyền thống
Đây là phương pháp đầu tiên được áp dụng và cho đến nay, vẫn còn rất nhiều các doanh nghiệp sử dụng phương pháp này để giao hóa đơn đến khách hàng của mình. Với phương pháp giao nhận hóa đơn theo hình thức này, doanh nghiệp cũng như khách hàng có thể giao - nhận hóa đơn theo hai cách:
- Giao nhận trực tiếp: Với cách giao nhận này, hai bên sẽ tiến hành thỏa thuận trực tiếp các nội dung liên quan đến hóa đơn tại thời điểm mua – bán hàng và hóa đơn sẽ được xuất trực tiếp tại chỗ cho người mua.
- Gửi gián tiếp qua hệ thống bưu điện, chuyển phát: Các giao nhận này thường được áp dụng với cách mua hàng gián tiếp. Các loại hóa đơn được xuất sẽ thông qua một bên thứ ba để giao tới tay người mua.
Bởi là phương pháp giao nhận tương đối cũ, không linh hoạt, do vậy, phương pháp giao nhận hóa đơn này cũng bộc lộ tương đối nhiều những hạn chế như: Thời gian chờ đợi lâu, thủ tục cấp lại, điều chỉnh thông tin rườm rà…
Hạn chế của phương pháp giao nhận hóa đơn truyền thống
2. Các phương pháp giao nhận hóa đơn mới
Bên cạnh các hình thức hóa đơn cũ hiện nay vẫn đang được áp dụng, hiện nay, đã có rất nhiều các doanh nghiệp bắt tay vào triển khai các hình thức giao – nhận, in – xuất hóa đơn theo hình thức hiện đại – phương pháp hóa đơn điện tử xác thực với nhiều những đặc điểm và lợi ích vượt trội trong cách thức giao nhận như:
Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm
Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn một cách nhanh chóng vào email cho khách hàng. Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp sẽ nhập thêm địa chỉ email của khách hàng. Sau khi hóa đơn đã được xác thực thành công, doanh nghiệp chỉ cần nhấn nút gửi mail là hóa đơn sẽ được gửi chính xác đến địa chỉ email mà khách hàng cung cấp. Khách hàng sẽ nhận được hóa đơn ngay lập tức và có thể tải hóa đơn về thiết bị của mình để lưu trữ. Có thể nói đây là một phương thức vận chuyển hết sức tối ưu không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho cả khách hàng của doanh nghiệp.
Những phương pháp xuất hóa đơn hiện đại
Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu
Với phương thức gửi thông tin hóa đơn qua tin nhắn, doanh nghiệp khi lập hóa đơn sẽ nhập số điện thoại khách hàng đăng ký để nhận hóa đơn. Sau đó, khi hóa đơn đã có đầy đủ thông tin xác thực, doanh nghiệp sẽ nhấn nút gửi tin nhắn. Lúc này các thông tin về hóa đơn như số hóa đơn, số hóa đơn xác thực, mã xác thực, tổng tiền,… sẽ được gửi về số điện thoại của khách hàng cùng địa chỉ trang web tra cứu hóa đơn. Khách hàng lúc này chỉ cần truy cập vào trang web tra cứu hóa đơn và tải hóa đơn về thiết bị để lưu trữ.
Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB
Trường hợp doanh nghiệp không sử dụng hệ thống gửi email tích hợp trên phần mềm, doanh nghiệp hoàn toàn có thể export hóa đơn ra file dạng nén và đính kèm vào email thường dùng để gửi cho khách hàng. Hoặc khách hàng muốn nhận file hóa đơn trực tiếp từ doanh nghiệp mà không muốn nhận mail thì doanh nghiệp có thể copy file hóa đơn đã export vào USB cho khách hàng, để khách hàng mang về lưu trữ trên máy tính của mình.
In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống
Với những khách hàng còn chưa quen với những phương thức vận chuyển hóa đơn mới và vẫn có mong muốn nhận hóa đơn bản giấy để lưu trữ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể in bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử, ký tên, đóng dấu đỏ và gửi trực tiếp cho khách hàng hoặc gửi qua phương thức chuyển phát nhanh truyền thống.
Có thể nói, sử dụng hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp không chỉ có thêm nhiều phương thức để gửi hóa đơn tới khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp mình tiết kiệm thêm rất nhiều chi phí như chi phí in ấn hóa đơn hay chi phí chuyển phát nhanh. Với những lợi ích thiết thực như vậy, hóa đơn điện tử xác thực trong tương lai sẽ là một xu thế tất yếu được các doanh nghiệp lựa chọn.
Lợi ích của phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E –invoice
3. Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice: xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn, thuận tiện
Là một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.
Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…
Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:
Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn
Website: http://thaison.vn, http://einvoice.vn/
