Những lợi ích thiết thực khi doanh nghiệp tự xuất hóa đơn

Hiện nay, đã có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng hình thức tự xuất hóa đơn trong các giao dịch thương mại của đơn vị mình với các đối tác, khách hàng. Vậy những lợi ích mà phương pháp này mang lại là gì?

Giảm thiểu thủ tục hành chính khi phát hành hóa đơn

1. Giảm thiểu thủ tục hành chính khi phát hành hóa đơn

Khi áp dụng hình thức hóa đơn tự xuất, doanh nghiệp có thể tiến hành khởi tạo mẫu hóa đơn trực tiếp tại đơn vị mình cũng như nhận kết quả về thông tin hóa đơn ngay trong ngày. Thay vì phải hoàn thiện rất nhiều thủ tục với cơ quan chuyên trách để có thể phát hành mẫu hóa đơn thì hiện nay, chỉ với một chiếc máy tính có kết nối internet và chữ ký số là doanh nghiệp đã có thể thực hiện được điều đó. Thêm vào đó, với việc đăng ký mẫu hóa đơn qua mạng, mọi thông báo cũng như yêu cầu thực hiện sẽ được giao dịch trực tiếp. Điều này sẽ giúp rút ngắn thời gian chờ đợi, giảm thiểu những phiền hà của giao dịch giấy gây ra.

2. Tiết kiệm nhân lực thực hiện

Nhờ việc tự xuất hóa đơn, doanh nghiệp sẽ không cần đến một phòng chuyên môn, không cần đội ngũ quản lý hồ sơ, hạn chế nhân lực giao dịch, vận chuyển hóa đơn. Để lý giải cho điều này, chúng tôi xin đưa ra những phân tích như sau:

• Với hóa đơn tự xuất, việc thực hiện các thủ tục đăng ký, phát hành hóa đơn sẽ  được giao dịch qua mạng, do đó, nhân lực thực hiện thủ tục hành chính sẽ chỉ cần 1 – 2 người.
• Tất cả các hồ sơ, hóa đơn giao dịch sẽ được lưu trữ trên hệ thống điện tử, do đó, doanh nghiệp không cần thiết phải đầu tư nhân công cho công tác quản lý, bảo quản hóa đơn
• Với hóa đơn tự xuất, việc chuyển giao hóa đơn tới khách hàng có thể được thực hiện qua nhiều phương pháp, trong đó chủ yếu dùng các phương tiện liên lạc điện tử. Nhờ vây, chi phí cho người vận chuyển cũng có thể được cắt giảm.

Tiết kiệm nhân lực thực hiện và chi phí in – xuất hóa đơn

3. Tiết kiệm chi phí in – xuất, lưu trữ hóa đơn

Chi phí cho in, xuất, lưu trữ hóa đơn được tính bằng tổng chi phí in ấn cũng như chi phí nhân lực cho công tác này. Như phần trên đã phân tích, khi sử dụng hóa đơn tự xuất, số tiền mà các doanh nghiệp phải bỏ ra cho người thực hiện sẽ được cắt giảm. Nhờ đó, chi phí chung cho hoạt động in – xuất và bảo quản, lưu trữ hóa đơn cũng sẽ giảm theo

4. Vận chuyển hóa đơn dễ dàng với nhiều phương pháp

Để vận chuyển hóa đơn tự xuất, doanh nghiệp có thể sử dụng rất nhiều cách thức. Các phương pháp vận chuyển truyền thống như đưa trực tiếp, chuyển phát nhanh hay gửi qua bưu điện được dùng rất hạn chế. Thay vào đó, việc gửi hóa đơn giao dịch sẽ được thực hiện qua email, fax hay thậm chí là tin nhắn điện thoại. Từ các file được gửi qua hình thức này, người nhận có thể in trực tiếp và sử dụng như các hóa đơn giao dịch bình thường.

Đa dạng hóa phương thức vận chuyển hóa đơn

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E – Ivoice: Giải pháp chuyên dụng cho tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực

Là một trong những đơn vị được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác. Theo tính toán, với việc sử dụng hóa đơn điện tử mỗi năm công ty Thái Sơn có thể tiết kiệm chi phí khoảng 400 triệu đồng. Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử đã giảm thiểu được số lượng công việc lớn cho bộ phận kế toán và tránh tình trạng giả mạo hóa đơn của doanh nghiệp khác.

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: http://thaison.vn, http://einvoice.vn/

Nguồn: E-invoice

Hoá đơn điện tử xác thực sẽ trở thành xu hướng tất yếu

Bất kì một doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân nào khi tham gia hoạt động kinh doanh đều cần phải có hoá đơn để yêu cầu và xác nhận thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê trong giấy đó. Tuy nhiên, thủ tục hành chính rườm rà khi tạo lập, khai báo và xuất trình hiện nay là một rào cản khiến cho các doanh nghiệp đau đầu. Trước sự bùng nổ của công nghệ thông tin, những ứng dụng của nó vào hoá đơn đã được kiểm chứng và là xu hướng tất yếu của nền kinh tế hiện đại.

1. Tình hình sử dụng hoá đơn tại các doanh nghiệp và tổ chức hiện nay

Thực tế hiện nay, việc sử dụng hoá đơn truyền thống vẫn là sự lựa chọn đầu tiên của các doanh nghiệp, chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với cách làm này, các doanh nghiệp phải trực tiếp đăng kí và đặt in hoá đơn tại các cơ quan thuế, tiếp theo đó sẽ phải lập báo cáo, kế hoạch, kiểm tra kiểm soát các hoạt động liên quan tới thu, xuất hóa đơn giấy. Với việc sử dụng cách truyền thống , các doanh nghiệp thường gặp phải những bất lợi như thủ tục dài dòng, gây ra tình trạng lãng phí tiền bạc, thời gian và hơn thế nữa tạo ra sức ép không nhỏ đến các cơ quan quản lý.

2. Hoá đơn điện tử xác thực là gì?

Có thể hiểu một cách đơn giản, hoá đơn điện tử xác thực là hoá đơn được phát hành theo hình thức điện tử và có sử dụng mã xác thực. Để có được hoá đơn xác thực thì các doanh nghiệp cần phải có phần mềm điện tử xử lý. Việc sử dụng phần mềm này, các doanh nghiệp chỉ đơn giản đăng kí với các nhà phát hành và tiếp đó là cài đặt hệ thống sử dụng qua mạng internet.

3. Lợi ích việc sử dụng hoá đơn điện tử xác thực đối với doanh nghiệp và khách hàng

Các doanh nghiệp đăng kí phát hành hoá đơn thông qua Internet với mẫu số và kí hiệu hoá mà đơn vị đó muốn sử dụng thì ngay trong ngày cơ quan thuế sẽ trả lại kết quả, giúp giảm bớt các thủ tục hành chính. Từ đó, doanh nghiệp có thể gửi ngay hoá đơn cho khách hàng thông qua tin nhắn, Email, Internet…khi cần, khách hàng có thể truy cập và Website của công ty để kiểm tra, tải hoá đơn về, việc này sẽ giúp cả doanh nghiệp hạn chế được khâu vận chuyển và lưu trữ đồng thời tiết kiệm được chi phí, thời gian làm việc. Bên cạnh đó, hoá đơn điện tử có kèm mã số xác thực của Tổng cục Thuế, do vậy việc làm giả hoá đơn điện tử xác thực là không xảy ra, khách hàng có thể tin tưởng vào doanh nghiệp mình đang hợp tác.

4. Sử dụng hoá đơn điện tử xác thực là cấp thiết và thực tế đối với các doanh nghiệp

Để bắt kịp với xu hướng công nghệ số toàn cầu và nền kinh tế ngày càng phát triển, việc sử dụng hoá đơn điện tử xác thực là một điều dĩ nhiên bởi nhiều tính năng thuận tiện và những lợi ích không nhỏ mà nó đem lại.

Việc khuyến khích sử dụng hoá đơn điện tử xác thực đã được ghi trong Thông tư của Bô Tài chính số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011. Thông tư hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử hàng hoá, cung ứng dịch vụ có hiệu lực từ ngày 1/5/2011. Theo đó, hóa đơn điện tử sẽ giúp các doanh nghiệp điều tiết và quản lý các dữ liệu về bán hàng, cung ứng dịch vụ, lưu trữ và quản lý dữ liệu thông qua các phương tiện điện tử chuyên dụng. Thông thường hoá đơn điện tử sẽ được khởi tạo, lập và xử lý dựa trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế và được lưu trữ trên hệ thống của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Việc sử dụng hoá đơn điện tử xác thực sẽ tạo thuận lợi cho việc hoạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu đồng thời giảm bớt được chi phí phát sinh và thời gian cho cả doanh nghiệp và đối tác của mình.

Phần mềm hoá đơn điện tử xác thực E-invoice: đáp ứng nhu cầu hoá đơn điện tử xác thực cho các doanh nghiệp

Đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp trong việc sử dụng hoá đơn điện tử xác thực, phần mềm E-invoice của công ty Thái Sơn là phần mềm chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hoá đơn điện tử, cung cấp cho người dùng những thuận tiện và đảm bảo tính chính xác cao.

Công ty Thái Sơn là một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để cung cấp hoá đơn điện tử có mã xác thực, giúp các doanh nghiệp khác tối ưu hoá các giải pháp về hoá đơn. Bên cạnh phần mềm E-invoice của công ty Thái Sơn xây dựng lên, còn có các tính năng bổ sung có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: http://thaison.vn, http://einvoice.vn/

Nguồn: E-invoice

Quy trình tạo lập hóa đơn điện tử xác thực

Tạo lập hóa đơn điện tử xác thực là thao tác tương đối dễ dàng và đơn giản. Dưới đây là các bước cơ bản giúp người dùng có thể nhanh chóng khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp mình.

2 bước để phát hành hóa đơn điện tử xác thực

Bước 1: Đăng ký phát hành hóa đơn

Chuẩn bị:

Để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần trang bị hồ sơ, hệ thống cơ sở vật chất bao gồm:

Chữ ký số

Hệ thống máy tính có kết nối internet

Đăng ký ký hiệu hóa đơn dự kiến sẽ phát hành

Đăng ký phát hành:

Để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp tiến hành điền các thông tin theo mẫu, sau đó ký xác nhận thông báo phát hành hóa đơn bằng chữ ký số và gửi lên hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế. Sau khi đã kiểm tra xong tính chính xác của mẫu số và ký hiệu hóa đơn mà doanh nghiệp đăng ký, hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế sẽ trả về kết quả đăng ký phát hành cho doanh nghiệp ngay trong ngày và có thể là ngay lập tức. Nếu kết quả trả về thông báo phát hành chưa thành công, doanh nghiệp xem lại mẫu số ký hiệu hóa đơn của mình, chỉnh sửa lại cho chính xác hoặc đăng ký mẫu số ký hiệu hóa đơn khác và gửi lại hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế.

Bước 2: Tạo lập và phát hành hóa đơn

Tạo lập

Sau khi nhận được kết quả thông báo đăng ký khởi tạo thành công, doanh nghiệp có thể ngay lập tức phát hành hóa đơn điện tử xác thực. Với hình thức hóa đơn này, việc in – xuất hóa đơn cho các giao dịch thương mại sẽ được thực hiện dựa trên hệ thống cơ sở vật chất, hạ tầng đã có sẵn. Phần mềm phục vụ cho hoạt động tạo lập hóa đơn có thể do chính doanh nghiệp tự xây dựng và báo cáo lại cơ quan thuế hoặc sử dụng phần mềm của một đơn vị trung gian thứ ba.

Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hóa đơn của doanh nghiệp mình hoặc của đơn vị thứ 3

Phát hành

Khác với hóa đơn đỏ đặt in, hóa đơn điện tử xác thực có thể gửi tới khách hàng trực tiếp thông qua nhiều hình thức khác nhau. Các hình thức có thể áp dụng để giao, nhận hóa đơn có thể kể đến bao gồm: thư điện tử, tin nhắn, fax… Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể in và gửi trực tiếp tới khách hàng theo cách thức truyền thống khi khách hàng có nhu cầu.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice: xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn, thuận tiện

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice của công ty Thái Sơn có tích hợp đầy đủ các tính năng cho quy trình tạo lập và xác thực hóa đơn theo yêu cầu của Tổng cục Thuế. Phần mềm E-Invoice hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn: 01GTKT, 02GTTT, 07KPTQ, … theo quy chuẩn của Tổng cục Thuế. Ngoài ra phần mềm còn nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi lập hóa đơn và kết nối với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP..., các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.. giảm thời gian lập tờ khai thuế.

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email:  info@thaison.vn

Website: http://thaison.vn, http://einvoice.vn

 Hóa đơn đỏ tự in và những điều doanh nghiệp cần quan tâm

Hóa đơn đỏ tự in là xu hướng hóa đơn hiện đại đang được áp dụng ở rất nhiều các đơn vị, doanh nghiệp. Đây là hình thức hóa đơn dựa trên hệ thống phần mềm đã tạo lập sẵn và được quản lý, xác nhận trực tiếp bởi cơ quan thuế.

Vậy để sử dụng hóa đơn đỏ tự in, doanh nghiệp cần quan tâm đến những vấn đề gì?

Hóa đơn đỏ tự in là xu hướng hóa đơn hiện đại đang được áp dụng ở rất nhiều các đơn vị, doanh nghiệp

1. Vấn đề khởi tạo hóa đơn

Khởi tạo là công việc bắt buộc phải thực hiện khi doanh nghiệp phát sinh nhu cầu giao dịch thương mại có sử dụng tới hóa đơn đỏ. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình tạo lập hóa đơn dù việc phát hành đó được triển khai theo hình thức nào.

Đối với hóa đơn đỏ theo hình thức tự in, quá trình khởi tạo có rất nhiều điểm khác biệt so với cách phát hành hóa đơn truyền thống. Với phương thức này, thay vì thực hiện các thao tác thủ công và hồ sơ giấy tờ rườm rà thì các doanh nghiệp chỉ cần thử hiện các thao tác trên hệ thống điện tử. Hiểu một cách đơn giản, chỉ cần có một chiếc máy tính có kết nối internet

2. Vấn đề phát hành hóa đơn

Vấn đề phát hành cũng là điểm quan trọng mà các doanh nghiệp có nhu cầu triển khai hóa đơn đỏ tự in cần quan tâm. Khác với phương thức cũ là phải mất thời gian chờ đợi phản hồi của cơ quan thuế sau khi đăng ký khởi tạo, khi phát hành hóa đơn đỏ tự in, doanh nghiệp chỉ cần ký xác nhận thông báo phát hành hóa đơn bằng chữ ký số và gửi lên hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế. Sau khi đã kiểm tra xong tính chính xác của mẫu số và ký hiệu hóa đơn mà doanh nghiệp đăng ký, hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế sẽ trả về kết quả đăng ký phát hành cho doanh nghiệp ngay trong  ngày và có thể là ngay lập tức. Với phương  thức này, chỉ sau vài cú nhấp chuột, doanh nghiệp đã nhận được ngay kết quả trả về của cơ quan thuế mà không cần phải chờ đợi vài ngày như trước đây.

Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn đỏ tự in

3. Vấn đề sau phát hành hóa đơn

Đa dạng hóa cách thức vận chuyển, không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hay đơn giản hóa trong công tác bảo quản là những điều có thể dễ dàng nhận thấy khi các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đỏ tự in. Với hóa đơn đỏ tự in, sau khi xuất hóa đơn thì doanh nghiệp có thể gửi ngay hóa đơn cho khách hàng thông qua phương tiện điện tử như: email, internet, tin nhắn, … và chủ động trong việc quản lý tình hình gửi hóa đơn cho khách. Thêm vào đó, khi sử dụng hóa đơn đỏ tự in, hệ thống tiếp nhận của cơ quan thuế sẽ lưu trữ luôn thông tin hóa đơn của doanh nghiệp. Vậy nên, tất cả các thông tin như số lượng hóa đơn doanh nghiệp đã sử dụng, số lượng hóa đơn đã xóa, đã hủy đều được cơ quan thuế nắm rõ. Nhờ vậy, bộ phận kế toán sẽ không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, từ đó giảm thiểu được rất nhiều công sức và thời gian cho công việc chuyên môn.

Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice: xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực, hóa đơn đỏ tự in nhanh chóng, an toàn, thuận tiện

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE:

Điện thoại: 1900 4767, email:  info@thaison.vn

Website: http://thaison.vn, http://einvoice.vn

Quản lý hóa đơn hiệu quả với hóa đơn điện tử xác thực

Một nhân viên kế toàn hàng ngày phải quản lý hàng tá hóa đơn, chứng từ, sổ sách của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi kế toán phải có một quy trình khoa học để sắp xếp, lưu trữ hóa đơn chứng từ sao cho dễ dàng tìm kiếm và tiết kiệm thời gian. Để giúp cho việc quản lý hóa đơn được thuận tiện và hiệu quả Bộ tài chính đã bạn hành Quyết định số 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

1. Hóa đơn điện tử xác thực là gì?

Hóa đơn điện tử xác thực (hóa đơn điện tử có mã xác thực) là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực (mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp) và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực sẽ giúp tạo ra sự thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, đồng thời rút ngắn thời gian do việc lập, gửi, nhận hóa đơn thông qua các phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử có mã xác thực

Để có hóa đơn điện tử xác thực, khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp gửi hóa đơn cho cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử để xác nhận rồi mới chuyển cho khách hàng qua mạng Internet.

Theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 23/6 thì thời gian thực hiện thí điểm sử dụng hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế là từ tháng 6/2015 đến hết tháng 12/2016. Theo đó, việc thí điểm sẽ được áp dụng cho 200 doanh nghiệp thuộc Cục Thuế Hà Nội và Cục Thuế Tp Hồ Chí Minh quản lí. Trong đó, có 03 doanh nghiệp áp dụng thí điểm hoá đơn điện tử có mã xác thực theo mô hình xác thực phân tán, 197 doanh nghiệp còn lại áp dụng thí điểm theo mô hình xác thực tập trung. Tuy mới chỉ được áp dụng trong thời gian ngắn nhưng hóa đơn điện tử xác thực đã cho ta thấy được nhiều ưu điểm vượt trội so với hóa đơn thường.

2. Hóa đơn điện tử xác thực mang lại nhiều lợi ích cho việc quản lý hóa đơn

Quản lý hóa đơn đã trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết khi có hóa đơn điện tử xác thực. Thay vì phải mất nhiều thời gian chuẩn bị giấy tờ liên quan cũng như thực hiện đầy đủ các công đoạn để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế thì khi sử dụng hóa đơn điện tử người dùng có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày. Điều này, sẽ tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính.

Bên cạnh đó, sử dụng hóa đơn điện tử sẽ đảm bảo được độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn bởi quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo. Hơn nữa, hóa đơn điện tử xác thực sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.

Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực các doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích

Theo quy định của Tổng cục Thuế, hiện nay khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử xác thực sẽ không phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa, bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi doanh nghiệp gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực. Việc này đã giảm thiểu được rất nhiều công sức và thời gian cho bộ phận kế toán.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử xác thực còn cho phép người dùng gửi hóa đơn cho khách hàng bằng nhiều hình thức khác nhau thông qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, gửi hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS hoặc Export ra file zip. Với việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu bớt các thủ tục hành chính mà còn góp phần thúc đẩy phát triển thương mại điện tử, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp triển khai thương mại điện tử có thể hoàn thiện quá trình kinh doanh từ mua bán điện tử, xuất hóa đơn điện tử, thanh toán điện tử… 

Có thể nói, hóa đơn điện tử xác thực mới được đi vào sử dụng trong thời gian ngắn, nhưng đã bộc lộ được hết tính năng ưu việt của mình và nhận được sự phản hồi tích cực từ phía người dùng. Do đó, Bộ tài chính cũng như các cơ quan khác cũng khuyến khích những đơn vị đang sử dụng khối lượng lớn hoá đơn giấy, những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, viễn thông, điện lực, hàng không… sớm triển khai áp dụng hình thức hoá đơn điện tử để trong tương lại không xa, hóa đơn điện tử sẽ trở thành xu hướng tất yếu của thời đại.

3. Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice: xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn, thuận tiện

Từ những lợi ích cụ thể mà hóa đơn điện tử xác thực mang lại, Công ty phát triển Công nghệ Thái Sơn - một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực đã xây dựng thành công giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-INVOICE, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.

Phần mềm E-INVOICE giải pháp quản lý xuất hóa đơn điện tử xác thực

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: http://thaison.vn, http://einvoice.vn/

Xuất hóa đơn điện tử - nhu cầu không thể thiếu của các doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: giúp giảm chi phí in, đơn giản hóa việc đối chiếu dữ liệu, giúp công việc hạch toán kế toán trở nên thuận tiện hơn, rút ngắn thời gian thanh toán,… Với mong muốn cung cấp thêm thông tin cho bạn đọc về việc xuất hóa đơn điện tử, trong bài viết này chúng tôi sẽ đưa ra những lý do giải thích tại sao việc xuất hóa đơn điện tử lại trở thành một nhu cầu không thể thiếu của các doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử

1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Tại sao xuất hóa đơn điện tử là nhu cầu không thể thiếu của các doanh nghiệp?

Điều kiện xuất hóa đơn điện tử đơn giản, dễ thực hiện

Khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ không cần phải thực hiện các công đoạn chứng minh điều kiện doanh nghiệp, thực hiện các thủ tục rườm rà. Trái lại, để xuất hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp chỉ cần đáp ứng những điều kiện sau đây:

- Có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử. Đây là một điều kiện rất đơn giản để thực hiện vì hầu như văn phòng của doanh nghiệp nào cũng có hạ tầng về công nghệ thông tin như máy tính, mạng internet,…

- Doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp.

- Dễ dàng thông báo cho khách hàng về định dạng hóa đơn và cách thức truyền, nhận hóa đơn điện tử.  

- Doanh nghiệp chỉ cần ban hành quyết định áp dụng hóa đơn điện tử rồi gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế trước khi lập hóa đơn điện tử. 

Như vậy, doanh nghiệp chỉ cần xem xét điều kiện thực tế của mình về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng hoá đơn điện tử của khách hàng… là có thể triển khai phát hành hoá đơn điện tử.

Các bước đơn giản khi thực hiện phát hành hóa đơn điện tử

Quy trình xuất hóa đơn điện tử đơn giản, nhanh gọn

Để được phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện theo hai bước sau:

- Bước 1: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử (thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế theo mẫu số 1 trong phần phụ lục của Thông tư 32). Văn bản này sẽ được doanh nghiệp lập và chịu trách nhiệm cao nhất về văn bản thông báo.

- Bước 2: Xuất hóa đơn điện tử

Trước khi xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ cần khởi tạo hóa đơn điện tử bằng cách lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Sau đó, doanh nghiệp kí số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế là đã có thể phát hành hóa đơn điện tử.

Thông tin có thể bạn quan tâm

Phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E – Invoice: Giải pháp chuyên dụng cho tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và xuất hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Mọi chi tiết về phần mềm E-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ E-INVOICE

Điện thoại: 1900 4767, email: info@thaison.vn

Website: http://thaison.vn, http://einvoice.vn/