Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực doanh nghiệp lợi gấp đôi

Các doanh nghiệp (DN) đều khẳng định rằng hóa đơn điện tử (HDĐT) có mã xác thực của cơ quan thuế mang lại nhiều lợi ích và hiệu quả về thời gian chi phí, tăng khả năng cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, đặc biệt là phù hợp với xu thế phát triển và hội nhập quốc tế.

Việc áp dụng HĐĐT sẽ giúp DN giảm thời gian đăng ký phát hành hóa đơn mới.

Gia tăng lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực

Việc triển khai áp dụng HĐĐT, HĐĐT xác thực là một trong nhiều giải pháp để đẩy mạnh công cuộc cải cách thủ tục hành chính về thuế, thông qua việc cắt giảm tối đa các thủ tục rườm rà, giảm thiểu thời gian, chi phí làm thủ tục thuế cho DN, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả vào việc hoàn thành nghĩa vụ thu ngân sách nhà nước của ngành Thuế.

Khảo sát về việc triển khai áp dụng HĐĐT thì DN đều đánh giá cao những lợi ích, ưu điểm rõ ràng của việc sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử xác thực so với hóa đơn giấy truyền thống.

Bà Hồng Ánh Kim, nhân viên kế toán xuất hóa đơn, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Ngọc Tân Kiên chia sẻ, từ trước đến nay, DN muốn phát hành hóa đơn phải thực hiện nhiều thủ tục để đăng ký, lưu hành và lưu trữ hóa đơn với cơ quan thuế. Việc áp dụng HĐĐT sẽ giúp DN giảm thời gian đăng ký phát hành hóa đơn mới và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. DN tiết kiệm được thời gian, giảm thủ tục hành chính, bớt rủi ro, từ đó góp phần nâng cao uy tín của DN đối với khách hàng.

Cùng quan điểm với Hồng Ánh Kim, ông Đình Văn Thiện, Kế toán trưởng Công ty Giấy Xuân Mai cho biết, DN sử dụng hóa đơn giấy, sau khi xuất hóa đơn phải gửi tới khách hàng thông qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh… Việc gửi, nhận theo các hình thức này dễ bị thất lạc và mất hóa đơn, phát sinh thêm nhiều công việc hơn cho bộ phận kế toán và ảnh hưởng tới hoạt động của DN. “Với HĐĐT và HĐĐT xác thực, việc gửi, nhận hóa đơn cho khách hàng được thực hiện nhanh chóng thông qua các phương tiện điện tử. Đồng thời, DN cũng không phải lưu trữ, bảo quản hóa đơn, tránh rủi ro mất, hỏng hóa đơn. Từ đó, hạn chế được các thủ tục thông báo tới cơ quan thuế và tránh được các mức phạt phát sinh”, ông Thiện nói.

Đánh giá cao những ưu điểm của việc sử dụng HĐĐT, HĐĐT xác thực, ông Lê Thanh Dũng, Phó Giám đốc Công ty phần mềm kế toán VACOM cho rằng, hiện nay các DN đang phải chịu chi phí rất cao cho việc in ấn, phát hành, quản lý, sử dụng, lưu trữ hóa đơn. Đơn cử, theo tính toán của ông Dũng, tại VACOM, với lượng xuất hóa đơn trung bình khoảng 500 hóa đơn/tháng, tính tổng tất cả các chi phí (bao gồm chi phí in hóa đơn, chi phí chuyển phát nhanh, chi phí cho nhân viên xử lý hóa đơn, chi phí phục vụ việc đóng gói, thùng hồ sơ, thuê chỗ lưu trữ, phong bì…) trung bình mỗi tờ hóa đơn sẽ hết khoảng hơn 15.000 VNĐ. Theo đó, tổng chi phí hóa đơn mỗi tháng là khoảng hơn 7,6 triệu đồng; tổng chi phí hóa đơn cả năm là hơn 91 triệu đồng. “Việc triển khai HĐĐT, không những DN nhận được những giá trị hữu hình như tiết kiệm chi phí về tiền bạc, đi lại, thời gian… mà còn có thể nhận được những giá trị vô hình khác, không thể quy đổi thành tiền được, đó là giá trị cơ hội khi DN cung cấp cho khách hàng dịch vụ hiện đại, tiện ích, nhanh chóng, góp phần nâng cao giá trị thương hiệu của DN”, ông Dũng nhấn mạnh.

Nhìn từ góc độ quản lý nhà nước, theo chuyên gia kinh tế Nguyễn Minh Phong, dữ liệu từ HĐĐT của DN khi được kết nối với cơ quan thuế sẽ giúp cơ quan thuế xây dựng kho dữ liệu tập trung về hóa đơn, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý của nhà nước. Trên cơ sở đó sẽ giảm thiểu được các rủi ro trong lĩnh vực thuế và góp phần tạo lập môi trường kinh doanh bình đẳng, minh bạch để DN phát triển…

Hóa đơn điện tử có mã xác thực cần nhiều “lực đẩy”

Ông Nguyễn Minh Phong cho rằng, những lợi ích của việc sử dụng HĐĐT, hóa đơn điện tử xác thực có thể thấy rõ. Tuy nhiên trên thực tế, số lượng các DN tham gia sử dụng vẫn còn hạn chế, phần lớn các DN tham gia chủ yếu là các DN lớn, có hạ tầng công nghệ thông tin phát triển, ít rủi ro. Trong khi đó, bộ phận DN nhỏ và vừa – đối tượng chiếm đa số và có mức độ rủi ro cao hơn thì hầu như vẫn chưa sử dụng HĐĐT.

Theo ông Phong, nguyên nhân là do các DN nhỏ và vừa còn hạn chế về nguồn lực tài chính, nên chưa đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Bên cạnh đó, người dân, DN vẫn còn thói quen khi mua bán hàng hóa, dịch vụ phải có hóa đơn giấy và phần lớn chưa hiểu rõ lợi ích của HĐĐT nên chưa hết e ngại sử dụng HĐĐT thay cho hóa đơn giấy.

Để nhân rộng việc sử dụng HĐĐT trong cộng đồng DN cũng như nâng cao hơn nữa hiệu quả của việc triển khai HĐĐT, theo khuyến nghị của ông Nguyễn Minh Phong, cần bổ sung, hoàn thiện cơ sở pháp lý nhằm thúc đẩy các DN sử dụng HĐĐT.

Bên cạnh đó, cơ sở hạ tầng thông tin, các điều kiện quản lý, bảo mật an toàn hệ thống thuộc trách nhiệm của các cơ quan liên quan phải đồng bộ, thông suốt, đảm bảo yêu cầu triển khai HĐĐT và tạo thuận lợi tối đa cho DN. Đồng thời, cần có những quy định rõ ràng, cụ thể về trách nhiệm của các DN tham gia cung cấp dịch vụ thuế điện tử trong việc bảo mật thông tin.

Ngoài ra, ngành Thuế, các cơ quan chức năng cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền về những lợi ích của HĐĐT; có đường dây nóng, tổng đài hỗ trợ DN khi gặp vướng mắc để tạo nên sự đồng thuận trong cộng đồng DN, từ đó thay đổi tâm lý e ngại khi sử dụng HĐĐT.

Chuyên gia kinh tế Nguyễn Minh Phong nhận định thêm việc triển khai sử dụng HĐĐT, HĐĐT xác thực diện rộng trên phạm vi cả nước đối với toàn bộ DN nếu chỉ cơ quan thuế thực hiện sẽ rất khó đảm bảo về hạ tầng kỹ thuật, nguồn lực… Do đó, Nhà nước cần có các chính sách khuyến khích các DN cung cấp dịch vụ thuế điện tử tham gia để tạo nên việc xã hội hóa mạnh mẽ…

Những lý do nên chuyển từ hóa đơn đặt in sang hóa đơn điện tử

Tính từ thời điểm thí điểm triển khai áp dụng cho tới nay, đã có rất nhiều các doanh nghiệp đăng ký chuyển đổi phương thức sử dụng hoá đơn từ hoá đơn giấy đặt in sang hoá đơn điện tử. Vậy những lý do nào thuyết phục các doanh nghiệp, đơn vị quyết định chuyển đổi sang hình thức sử dụng hoá đơn mới này?

Phương thức hoá đơn giấy đặt in và hoá đơn điện tử

Hình thức hoá đơn giấy đặt in không còn phù hợp

Trước đây, hoá đơn giấy đặt in là hình thức hoá đơn chính được áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh. Theo thời gian, cùng với sự phát triển như vũ bão của nền kinh tế thị trường cũng như những yêu cầu về sự nhanh chóng, bảo mật, đơn giản đã khiến cho hoá đơn giấy dần trở nên không còn phù hợp nữa. Với những doanh nghiệp vẫn áp dụng hình thức này thì những hạn chế dễ dàng nhìn thấy nhất có thể kể đến bao gồm tốn kém nhiều thời gian đăng ký thực hiện, bất cập trong công tác quản lý, lưu trữ, vận chuyển…

Những bất cập khi sử dụng hoá đơn giấy đặt in

Hoá đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích

Chính vì những bất cập, hạn chế của hoá đơn giấy đặt in khiến chúng không còn phù hợp với yêu cầu phát triển ngày càng cao của các hoạt động giao dịch nữa, do vậy các doanh nghiệp đã dần chuyển đổi sang những hình thức hoá phù hợp hơn. Trong những hình thức mới đó thì việc sử dụng hoá đơn điện tử, đặc biệt là hoá đơn điện tử có mã xác thực nổi lên như một giải pháp hoá đơn đột phá cho các giao dịch thương mại hiện nay. Những lợi ích của hoá đơn điện tử được nhắc đến bao gồm:

Giảm tối đa chi phí in ấn hoá đơn

Số tiền tiết kiệm khi sử dụng hoá đơn điện tử được tính nhờ việc cắt bỏ các chi phí liên quan tới làm thủ tục đăng ký, nhân sự thực hiện cũng như chi phí đặt in hoá đơn theo quyển. Ngoài ra, những chi phí khác dành cho việc lưu trữ, vận chuyển hoá đơn cũng giảm theo một cách đáng kể. Theo các chuyên gia tài chính, nếu chuyển sang sử dụng hoá đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 90% chi phí so với khi sử dụng hoá đơn đặt in.

Lợi ích khi sử dụng hoá đơn điện tử

Tính bảo mật cao, không lo làm giả

Hoá đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, do đó nó rất khó để có thể làm giả. Đặc biệt, với hình thức hoá đơn điện tử có sử dụng mã xác thực của Tổng cục thuế, doanh nghiệp cũng như người mua sẽ hoàn toàn yên tâm bởi nó không thể làm giả cũng như độ bảo mật gần như tuyệt đối.

Doanh nghiệp không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn hàng

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là hoá đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư nguồn nhân lực cho công việc kế toán thuế, nhân lực giải quyết các công việc báo cáo, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn, thuế.

Qua những phân tích trên có thể thấy, việc chuyển đổi từ hoá đơn giấy đặt in sang hoá đơn điện tử là một điều tất yếu. Do vậy, các doanh nghiệp hiện đang sử dụng hoá đơn giấy đặt in nên nghiên cứu, xem xét và tiến hành chuyển đổi sang hình thức hoá đơn mới này càng sớm càng tốt để có thể có được những lợi ích tối đa cũng như nhận được sự hỗ trợ kịp thời từ cơ quan thuế trong thời gian này.

Phần mềm hóa đơn điện tử E – Invoice: xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử xác thực nhanh chóng, an toàn, thuận tiện

Là một trong những doanh nghiệp được Tổng cục Thuế lựa chọn để thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, Công ty Thái Sơn đã xây dựng nên phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice, nhằm phục vụ chính doanh nghiệp mình và đưa ra giải pháp hóa đơn tối ưu cho các doanh nghiệp khác.

Phần mềm hoá đơn điện tử Einvoice

Phần mềm E-INVOICE là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo lập và hóa đơn điện tử xác thực đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử xác thực. Ngoài ra phần mềm E-INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử xác thực cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác…

Ngăn chặn gian lận thuế bằng biện pháp nào?

Trước tình hình gian lận thuế diễn ra ngày một phức tạp với nhiều thủ đoạn tinh vi, tổng Cục Thuế thành phố Hà Nội đã tích cực đẩy mạnh triển khai các giải pháp để ngăn chặn và phòng ngừa.

Từ cuối năm 2012, Cục Thuế Hà Nội đã phối hợp với Cục Công nghệ thông tin (Tổng Cục Thuế) xây dựng ứng dụng “đối chiếu hoá đơn”, thực hiện việc phân tích, sàng lọc, kiểm tra chéo dữ liệu DN. Việc sử dụng công nghệ thông tin trong đối chiếu hóa đơn đã hỗ trợ cung cấp ứng dụng tra cứu hóa đơn của đơn vị bỏ khỏi địa chỉ kinh doanh cho cán bộ thuế, cho các DN nhằm ngăn chặn hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hiệu quả nhất.

Cục Thuế đã phát hiện và thông tin cảnh báo đến hàng chục nghìn lượt DN với hàng trăm nghìn số hóa hơn được xác định là có dấu hiệu bất hợp pháp, với số tiền thuế GTGT là trên 400 tỷ đồng. Các DN được thông báo đã tự điều chỉnh và nộp trên 200 tỷ đồng tiền thuế GTGT vào NSNN.

Cục Thuế Hà Nội đã thành lập Tổ chống hành vi vi phạm hóa đơn nhằm nghiên cứu các hành vi vi phạm và đưa ra các giải pháp để phòng ngừa, ngăn chặn các hành vi gian lận. Đồng thời cảnh báo các DN có dấu hiệu vi phạm về thuế, về hóa đơn trên trang web của cơ quan thuế, đánh giá rủi ro đối với các DN có dấu hiệu vi phạm để kiểm soát việc sử dụng hóa đơn. Để ngăn chặn gian lận về hoàn thuế GTGT, Cục Thuế cũng đã chủ động đổi mới hình thức kiểm tra hoàn thuế theo hướng cơ quan Thuế sẽ xác minh hóa đơn mua vào đề nghị hoàn đến tận đơn vị bán đầu tiên trong chuỗi cung ứng cho DN.

Đến tháng 06/2016, tổng số DN đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế là 123/171 DN, số DN đã đã lập hóa đơn điện tử là 81/171 DN, số hóa đơn điện tử đã lập và cấp mã xác thực của cơ quan thuế là 1.169.703 hóa đơn. Cũng đến hết tháng 6, tổng doanh thu hóa đơn đã được xác thực của các DN là 3.437,18 tỷ đồng, tổng số thuế đã xác thực là 263,5 tỷ đồng.

Cục thuế TP đã phối hợp chặt chẽ với các cơ quan thanh tra, kiểm tra chuyên ngành, thanh tra Chính phủ, Kiểm toán nhà nước… phát hiện, ngăn chặn, xử lý kịp thời các hành vi gian lận, trốn thuế, đặc biệt là hành vi mua bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Cục Thuế cũng đã thực hiện chương trình “Thư trao đổi thông tin với NNT” tới các DN định kỳ hàng tháng qua email nhằm trao đổi thông tin về chính sách thuế, nợ thuế, tình hình sử dụng hóa đơn góp phần ngăn chặn hiệu quả tình trạng mua bán hóa đơn bất hợp pháp, hỗ trợ DN, nâng cao hiệu quả công tác quản lý thuế.

(Nguồn: http://enternews.vn/)

Thí điểm sử dụng Hóa đơn điện tử tại 210 doanh nghiệp

Theo Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin – Ông Phạm Quang Toàn, Tổng cục Thuế đang tiếp tục hỗ trợ cho 210 doanh nghiệp tại Hà Nội và Tp. Hồ Chí Minh  trong việc đăng ký và xuất hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

Ông Toàn cũng cho biết, việc phải tiếp tục hỗ trợ thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có xác thực cho 210 doanh nghiệp của cơ quan Thuế nguyên nhân là cần phải có thời gian hoàn thiện phần mềm tại các doanh nghiệp được thí điểm sao cho tương thích với cơ quan thuế, chính vì vật quy mô thí điểm cũng chưa được mở rộng.

Bên cạnh việc hỗ trợ thí điểm sử dụng hóa đợn điện tử có xác thực của cơ quan Thuế cho các doanh nghiệp, Cục CNTT cũng đang phối hợp cùng với các đơn vị liên quan để thuê dịch vụ CNTT với các nhà cung cấp dịch vụ nhằm mở rộng ứng dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

Đại diện Cục CNTT cũng cho biết, đơn vị này vẫn đang triển khai Đề án kê khai, nộp thuế điện tử cũng như các hoạt động như cho thuê nhà, nộp thuế điện tử từ chuyển nhượng nhà đất (Thuế CNTT và lệ phí trước bạ) cùng với đó là Đề án về nộp thuế điện tử trong lệ phí trước bạ ô tô, xe máy. Ngoài ra đơn vị này cũng tiếp tục triển khai ủy nhiệm thu đối với hộ kinh doanh.

Đối với công tác cải cách cũng như hiện đại hóa thủ tục hành chính, Tổng cục thuế cho biết, tính đến 15/8 đã có hơn 99% số doanh nghiệp đang thuộc diện quản lý thuế, khai thuế qua mạng trên toàn ngành Thuế. Số lượng doanh nghiệp đăng ký tham gia sử dụng dịch vụ nộp thuế điện tử đạt trên 95%, con số này bao gồm 80% số doanh nghiệp đã phát sinh chứng từ nộp thuế (đã nộp thuê bằng phương pháp điện tử) với số tiền nộp vào Ngân sách Nhà nước lên tới trên 208 nghìn tỷ đồng.