Lợi ích kép của hóa đơn điện tử cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử là một trong những giải pháp mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế trong thời đại công nghệ số 4.0 hiện nay. Việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là một trong những yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại điện điện tử hiện đại, minh bạch. Cùng tìm hiểu về lợi ích và những vấn đề xoay quanh hóa đơn điện tử qua bài viết sau đây.

Lợi ích kép của hóa đơn điện tử cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế

Lợi ích đối với doanh nghiệp

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, các bước quy trình phát hành, chi phí phát hành mỗi hóa đơn, giảm chi phí các thủ tục hành chính thuế… so với việc sử dụng hóa đơn giấy. Đặc biệt, doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ không cần phải chờ đợi nhận được hóa đơn như hoá đơn truyền thống, mà chỉ với vài cú click chuột, người mua hàng sẽ nhận được hóa đơn ở bất kỳ đâu có internet.

Việc dùng hóa đơn điện tử giúp cho doanh nghiệp không còn lo lắng về tình trạng thất lạc hóa đơn trong khi chờ chuyển phát, giảm chi phí in ấn, giấy mực, chuyển phát,... Đồng thời, sẽ giúp doanh nghiệp quản lý, tìm kiếm, lưu trữ hóa đơn dễ dàng và thuận tiện.

Một lợi ích nữa của hóa đơn điện tử đó chính là sự tiện lợi với các thủ tục cơ của quan thuế như: mọi thủ tục hành chính thuế của doanh nghiệp cũng được thực hiện điện tử, gửi thông báo đến cơ quan thế qua mạng, không phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử…

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian thanh toán, quản lý hóa đơn, các bước quy trình phát hành, chi phí phát hành mỗi hóa đơn, giảm chi phí các thủ tục hành chính thuế…

Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế giá trị gia tăng so với sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in vì phần phần mềm tạo hóa đơn sẽ tự động tổng kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Lợi ích đối với cơ quan Thuế

Chắc chắn lợi ích đầu tiên phải nhắc đến của cơ quan thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử đó là sự hiện đại, tiện lợi và đổi mới trong công tác quản lý, giao dịch. Hóa đơn điện tử với các công cụ áp dụng công nghệ thông tin sẽ giúp thu thập, tổng hợp, đối chiếu, báo cáo và xây dựng cơ sở dữ liệu một cách chính xác và dễ dàng. Từ đó cơ quan Thuế còn có thể xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn, hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh tổng thể, rõ ràng.

Đối với các cơ quan Hải quan, sân bay nhờ có hóa đơn điện tử sẽ nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế. Cũng chính nhờ hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có thể nắm được doanh thu, chi phí của doanh nghiệp để kịp thời phát hiện ra những bất thường khi doanh nghiệp xuất hóa đơn, ngăn chặn tình trạng làm giả hóa đơn, hóa đơn mất, thất lạc… tạo môi trường kinh doanh lành mạnh và thúc đẩy thương mại điện tử phát triển.

Chắc chắn lợi ích đầu tiên phải nhắc đến của cơ quan thuế khi sử dụng hóa đơn điện tử đó là sự hiện đại, tiện lợi và đổi mới trong công tác quản lý, giao dịch

Hóa đơn điện tử và những khó khăn đang còn tồn tại

Theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ đã đề cập đến việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp tự lựa chọn và thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Sau giai đoạn thực hiện, hóa đơn điện tử đã cho thấy những lợi ích rõ ràng, vượt trội hơn so với hóa đơn giấy truyền thống.

Như đã nêu ở trên, lợi ích cụ thể nhất mà hóa đơn điện tử mang lại đó là góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động giao dịch, quản lý, giảm thiểu thời gian, chi phí cho doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính với cơ quan thuế, giúp khắc phục cực tốt tình trạng là giả, làm nhái hóa đơn gây những hậu quả khôn lường… Với những lợi ích thiết thực đó của hóa đơn điện tử thì những quy định mới tiến tới bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đã và đang được ban hành bắt đầu từ năm 2017.

Theo đó, Bộ Tài chính có giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp để chuyển đổi sử dụng hóa đơn tự in sang sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp/hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bắt đầu từ ngày 01/07/2018. Còn đối với trường hợp hóa đơn do tổ chức đã đặt in trước ngày 01/01/2018 thì được tiếp tục sử dụng trong năm 2018 và 2019.

E - invoice đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tuyệt vời cho doanh nghiệp

Việc chuyển đổi từ hoạt động giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch. Tuy nhiên việc triển khai hóa đơn điện tử hiện nay vẫn còn gặp những thách thức và nhiều trở ngại. Cũng theo đó, Bộ Tài chính có giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp hoặc hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bắt đầu từ năm 2019. Để bắt kịp xu thế, cũng như để đưa hóa đơn điện tử đi vào cuộc sống thì cần áp dụng các giải pháp đồng bộ theo lộ trình một cách thật sự hợp lý và logic.

Để được hỗ trợ đăng ký, tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử, quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn
Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice

Ưu điểm của việc áp dụng hóa đơn điện tử trong thanh toán

Không cần lưu trữ, bảo quản dễ dàng, tránh rủi ro mất, tiết kiệm chi phí in ấn – đây là những ưu điểm tiện lợi của hóa đơn điện tử mang lại những giá trị thiết thực cho các doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử. Các giao dịch của doanh nghiệp nhờ có hóa đơn điện tử cũng được diễn ra một cách dễ dàng, thuận tiện và hiệu quả hơn rất nhiều so với việc sử dụng hóa đơn giấy truyền thống.

Từ năm 2014, khi kế hoạch triển khai thí điểm về hóa đơn điện tử bắt đầu được thực hiện, Bộ Tài chính đã khuyến khích các doanh nghiệp đang sử dụng nhiều hóa đơn giấy, có hạ tầng công nghệ thông tin, tuân thủ pháp luật thuế để áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử thử nghiệm. Mặc dù còn nhiều nghi ngại và băn khoăn về việc sử dụng hóa đơn điện tử nhưng kết quả thực tế mà hóa đơn điện tử mang lại đã được thể hiện rõ ràng, vừa tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp, cơ quan quản lý lại mang lại sự thuận tiện cho khách hàng sử dụng.

Theo ghi nhận của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế cho rằng, hiện nay có gần 100% doanh nghiệp đang hoạt động khai thuế qua mạng, trong đó có hơn 95% đơn vị đã nộp thuế bằng phương thức điện tử. Điều đó đã cho thấy rằng, cùng với đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý kinh doanh thì việc sử dụng hóa đơn điện tử trong hạch toán kế toán đã là một trong những nhu cầu thiết yếu đối với doanh nghiệp, khách hàng và các đơn vị liên quan.

Hóa đơn điện tử mang lại đã được thể hiện rõ ràng, vừa tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp

Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN), Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT), Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel), Tổng công ty Hàng không Việt Nam (VNA) và Công ty Vận tải đường sắt Sài Gòn Hà Nội… là một trong những đơn vị đầu tiên triển khai hóa đơn điện tử. Với những kinh nghiệm thực tế của những đơn vị này cho thấy sử dụng hóa đơn điện tử giúp hỗ trợ quản lý rất tốt cho các công ty vận tải, giúp hạn chế hữu hiệu những hành vi trục lợi bất chính.

Một điển hình tiêu biểu cho những đơn vị sớm đi đầu trong kế hoạch triển khai lộ trình hóa đơn điện tử đó là Petrolimex, trong đó Công ty mẹ - Tập đoàn và Công ty Xăng dầu Hà Sơn Bình đã bắt đầu thực hiện thí điểm từ 1/1/2018, nối tiếp sau đó là công ty Xăng dầu B12 và Công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ.

Từ 1/4/2018 với những thành công bước đầu của việc sử dụng hóa đơn điện tử, Petrolimex sẽ triển khai áp dụng hóa đơn điện tử cho tất cả các công ty Xăng dầu thành viên còn lại. Khi áp dụng hóa đơn điện tử, khách hàng của tập đoàn sẽ có thể dễ dàng nhận hóa đơn điện tử bằng cách nhận mã tra cứu thông qua email hoặc biên lai rồi sau đó truy cập vào website của Petrolimex để lấy hóa đơn.

Một điển hình tiêu biểu cho những đơn vị sớm đi đầu trong kế hoạch triển khai lộ trình hóa đơn điện tử đó là Petrolimex

Với ưu điểm lưu trữ thuận tiện, toàn bộ hóa đơn của khách hàng sẽ được lưu dưới dạng file dữ liệu rất an toàn không lo gặp nguy cơ mất, hỏng, rách hóa đơn, tiện lợi tra cứu, quản lý hàng hóa và chi phí. Hóa đơn của Petrolimex được tạo lập trên hệ thống hóa đơn điện tử của E – Invoice, được lưu trữ bằng dữ liệu điện tử trên hệ thống server của Petrolimex trong thời gian 10 năm; dễ dàng trong việc sao lưu đảm bảo chống mất mát, dễ dàng phục hồi, tra cứu.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với Petrolimex sẽ giúp tiết kiệm chi phí in phôi, chi phí đầu tư/vận hành/bảo trì máy in, chi phí lưu trữ, chi phí gửi, tăng hiệu quả vốn đầu tư và kinh doanh của nhà nước.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với Petrolimex sẽ giúp tiết kiệm chi phí và nhân lực

Cũng theo nhận định của Ông Trần Ngọc Năm - Ủy viên HĐQT – Phó Tổng giám đốc Petrolimex Trần Ngọc Năm nhận mạnh rằng: “Việc phát hành HĐĐT là một xu thế tất yếu, giảm bớt những gánh nặng về thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho người tiêu dùng, tiết giảm chi phí kinh doanh. Bên cạnh đó, các cơ quan quản lý Nhà nước cũng sẽ thuận tiện trong việc tra cứu thông tin để kiểm soát.Đây là một chương trình mang lại lợi ích cho cả người tiêu dùng, Nhà nước và doanh nghiệp.”

Nếu cần tư vấn thêm và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice

Những điều cần biết về hoá đơn điện tử cho ngân hàng

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, khi mà mọi ngân hàng đều tiến tới thực hiện các giao dịch qua internet thì hóa đơn giấy truyền thống đã trở nên lỗi thời. Sự xuất hiện của hóa đơn điện tử cho ngân hàng chính là bước cải tiến đột phá, góp phần nâng cao hiệu quả cho công tác quản lý hóa đơn cũng như hạn chế tối đa thủ tục hành chính gây mất thời gian cho cả nhân viên và khách hàng.

Hóa đơn điện tử cho ngân hàng tiết kiệm thời gian, an toàn và bảo mật

So với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử sở hữu ưu điểm là thiết lập dễ dàng hơn hẳn so với hóa đơn giấy. Vì phần mềm hóa đơn điện tử đã cung cấp sẵn các mẫu hóa đơn cũng như tích hợp chữ ký số, người lập hóa đơn chỉ cần nhập đầy đủ các số liệu cần thiết từ máy tính vào. Đối với các ngân hàng mà nói, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm được tối đa thời gian cho nhân viên thay vì phải nhập tay số liệu từ cổng giao dịch điện tử, xin chữ ký và đóng dấu như hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử giúp ngân viên ngân hàng tiết kiệm thời gian cho việc thiết lập và xuất hóa đơn

Đặc biệt, tất cả các ngân hàng hiện nay đều triển khai các dịch vụ E-banking, SMS banking… giúp khách hàng không cần phải đến tận ngân hàng mà vẫn thực hiện được giao dịch. Những dịch vụ nhanh chóng, tiện ích trên nền tảng internet đó không nên đi cùng hình thức xuất hóa đơn giấy truyền thống mà nên đi cùng với hóa đơn điện tử. Bởi lẽ, để chuyển hóa đơn giấy đến được tay khách hàng, ngân hàng sẽ mất phí vận chuyển và khách hàng phải chờ đợi lâu để nhận được hóa đơn; trong khi với phần mềm hóa đơn điện tử, khách hàng có thể ngay lập tức nhận được hóa đơn gửi qua SMS, gmail… vô cùng an toàn, bảo mật và thuận tiện.

Ngân hàng tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và dễ dàng quản lý với hóa đơn điện tử

Mọi dữ liệu hóa đơn điện tử đều được lưu trữ trên nền tảng internet, nhờ vậy mà ngân hàng không cần phải tốn kém nhân lực và chi phí cho việc in ấn cũng như bảo quản hóa đơn. Đây có thể coi là một trong những ưu điểm đột phá của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử cho ngân hàng tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và đơn giản hóa công tác quản lý hóa đơn

Hàng ngày, ngân hàng có hàng ngàn giao dịch lớn nhỏ khác nhau như rút tiền, chuyển khoản, tín dụng, bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh nhận hàng… dẫn đến việc phải xuất rất nhiều hóa đơn. Nếu lượng hóa đơn khổng lồ nói trên đều in ra giấy, gửi cho khách hàng thì chi phí mà ngân hàng phải bỏ ra là vô cùng lớn, từ phí giấy, mực in, phí vận chuyển bưu điện cho đến phí lưu trữ.

Ngoài tốn kém chi phí ra, hóa đơn giấy còn gây khó khăn cho việc tra cứu, sao lưu đối với các loại phí ngân hàng như quản lý tài khoản, duy trì số dư tối thiểu, đăng ký giao dịch qua fax; duy trì dịch vụ, giao dịch, dịch vụ xác thực OTP qua SMS, SMS báo giao dịch tự động… Ngược lại đối với hóa đơn điện tử đã tích hợp dữ liệu từ hệ thống, việc quản lý các giao dịch trên trở nên đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều.

Phần mềm hóa đơn điện tử cho ngân hàng nào uy tín?

Trong thời đại công nghệ 4.0 ngày nay, khi mà tất các các giao dịch đều đang dần tiến tới gói gọn hoàn toàn trền nền tảng internet thì ngành ngân hàng cũng cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đa tính năng hiện đại thay vì hóa đơn giấy. Tuy nhiên để phần mềm vận hành trơn tru và hạn chế lỗi hệ thống gây gián đoạn công việc, các ngân hàng cần lựa chọn sản phẩm hóa đơn điện tử được nghiên cứu và cung cấp bởi các đơn vị uy tín, ví dụ như phần mềm E-Invoice của công ty Thái Sơn.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice - Sự lựa chọn sáng suốt cho mọi ngân hàng

Với trên 10 năm kinh nghiệm đồng hành cùng doanh nghiệp, Thái Sơn tự hào là đơn vị đem đến phần mềm hóa đơn điện tử tiện ích hỗ trợ rất nhiều cho việc khai thuế cũng như lập báo cáo sử dụng hóa đơn hàng tháng/quý/năm của doanh nghiệp lớn trong nước như công ty Honda, CGV, Grab, chuỗi nhà hàng ăn nhanh KFC, Jollibee… Bằng những tính năng tuyệt vời như cho phép tạo lập và xác thực hóa đơn ngay trong ngày, ứng dụng chữ ký số, gửi hóa đơn đến khách hàng qua email, SMS … phần mềm E-Invoice sẽ mang đến giải pháp quản lý và sử dụng hóa đơn ưu việt nhất cho mọi ngân hàng tại Việt Nam.

Để biết thêm thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử cho ngân hàngE-Invoice và được hỗ trợ một cách tốt nhất, xin vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn
Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel : 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice