Tiêu chí chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Khi sử dụng bất kỳ dịch vụ nào bạn cũng cần đặt ra các tiêu chí đánh giá để lựa chọn được nhà cung cấp uy tín. Phần mềm hóa đơn điện tử cũng vậy. Trước thời hạn chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử doanh nghiệp bạn cần nắm chắc các tiêu chí sau để chọn cho mình đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đáng tin cậy.

Tiêu chí cần cân nhắc khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Với một phần mềm cần sử dụng hàng ngày, thậm chí hàng giờ và trong thời gian dài như hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên đặt ra cho mình những tiêu chí cụ thể để đánh giá các đơn vị, các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng.

Doanh nghiệp còn nhiều băn khoăn khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Dù bộ tiêu chí có khác nhau, các doanh nghiệp vẫn nên đặc biệt chú ý đến những yếu tố cốt lõi dưới đây:

1. Uy tín của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Lịch sử hình thành, thương hiệu, quy mô, lĩnh vực thế mạnh … có thể giúp doanh nghiệp phần nào đánh giá được mức độ tin cậy của nhà cung cấp phần mềm.

Hóa đơn điện tử là một lĩnh vực đặc thù. Để xây dựng nên một phần mềm tốt, nhà cung cấp không chỉ cần có năng lực công nghệ mà còn phải có hiểu biết về nghiệp vụ kế toán, nghiệp vụ chuyên biệt trong ngành nghề của khách hàng. Những điều đó không phải có được trong một sớm một chiều mà đòi hỏi cả một quá trình tích lũy lâu dài. Bởi vậy, nếu lựa chọn một đơn vị cung ứng mới thành lập hay hoạt động được một vài năm, mức độ rủi ro sẽ cao hơn những nhà cung ứng đã khẳng định được tên tuổi.

2. Chất lượng phần mềm của đơn vị cung cấp

Phần mềm hóa đơn điện tử tốt trước hết phải đáp ứng được các tiêu chuẩn, nghiệp vụ Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế yêu cầu, được các cơ quan này thẩm định và chứng nhận để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp.

Bên cạnh các tính năng cơ bản như lập, xuất, điều chỉnh, xóa bỏ hóa đơn, khả năng tương thích, tích hợp với các phần mềm quản lý sẵn có của doanh nghiệp thành một hệ thống hợp nhất, giao diện thân thiện người dùng, dễ thao tác cũng rất quan trọng cho sự tiện ích trong quá trình sử dụng sau này.

Ngoài ra, hóa đơn có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh nên doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ càng và trao đổi trực tiếp với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử về tính ổn định của phần mềm, khả năng lưu trữ, truy xuất dữ liệu, các tiêu chuẩn chất lượng và mức độ bảo mật.

Chất lượng phần mềm là tiêu chí quan trọng để chọn nhà cung ứng

3. Kinh nghiệm triển khai của nhà cung cấp hóa đơn điện tử

Hồ sơ năng lực hay kinh nghiệm triển khai có thể nói lên nhiều điều về nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Bởi vậy, đừng ngại ngần nếu doanh nghiệp bạn cần thêm thông tin từ phía đơn vị cung ứng để đánh giá chính xác. Có nhiều yếu tố doanh nghiệp nên cân nhắc như:
Số lượng, quy mô, ngành nghề các khách hàng đã triển khai
Quy mô các dự án tiêu biểu
Các dự án tương đồng với mô hình doanh nghiệp bạn
Khả năng đáp ứng nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp

4. Khả năng đáp ứng các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp

Các doanh nghiệp thuộc ngành nghề, quy mô khác nhau thường sẽ có thêm một số yêu cầu riêng biệt để phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp, ví dụ như: khả năng phân quyền theo cấu trúc doanh nghiệp, khả năng vận hành và truyền nhận dữ liệu giữa nhiều điểm xuất hóa đơn hay các tiêu chuẩn khác…

Đơn cử như tại các doanh nghiệp FDI, nhà cung cấp hóa đơn điện tử không chỉ cần đáp ứng yêu cầu bảo mật của công ty tại Việt Nam mà còn phải đáp ứng tiêu chuẩn của tập đoàn tại nước ngoài. Đây là thách thức không phải đơn vị nào cũng vượt qua được.

5. Chất lượng dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử

Một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt luôn xác định rõ ràng trách nhiệm với khách hàng của mình.

Đội ngũ chuyên viên tư vấn sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp các thông tin cần biết về hóa đơn điện tử, quy trình đăng ký phát hành hóa đơn, hồ sơ, thủ tục cần chuẩn bị hay giải đáp các vấn đề doanh nghiệp cần. Trong quá trình sử dụng, đội ngũ kỹ thuật và hỗ trợ khách hàng cũng sẽ sẵn sàng trợ giúp nếu doanh nghiệp có vướng mắc. Với các công ty có hoạt động sản xuất kinh doanh, cần thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn ngoài giờ hành chính, hãy lựa chọn những đơn vị có tổng đài hỗ trợ 24/07 để thuận tiện trong quá trình sử dụng.

Hãy lựa chọn đơn vị có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn khi cần

Mách bạn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đáng tin cậy

Với kinh nghiệm trong gần 20 năm hoạt động, Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn đã khẳng định được thương hiệu và một trong những nhà cung cấp các phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp uy tín nhất.

Trong lĩnh vực hóa đơn điện tử, Thái Sơn và phần mềm E-Invoice đáp ứng được đầy đủ yêu cầu của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế và các tiêu chuẩn chất lượng, bảo mật của khách hàng, kể cả các khách hàng có yêu cầu cao.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Không chỉ dừng lại ở tính năng cơ bản, các tính năng nâng cao E-Invoice có thể đem đến cho doanh nghiệp như:
Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP (SAP), phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp
Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử đa cấp: giữa các chi nhánh công ty, giữa tổng công ty và các công ty con
Cổng ký tiện dụng: một chữ ký số sử dụng được cho nhiều điểm xuất hóa đơn
Đa dạng hóa hình thức gửi, xác nhận hóa đơn qua các phương thức điện tử
Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn

Hiện phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã, đang được nhiều thương hiệu hàng đầu lựa chọn như: Honda, Lotte, AEON, KFC, Samsung, DHL, Lazada, Golden Gate, CJ CGV, Unicharm, Grab Taxi, Viettinbank… và nhận được sự hài lòng từ phía doanh nghiệp.

Nếu cần hỗ trợ hay tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và quá trình triển khai, vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn
Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice

Làm thế nào để sửa đổi thông tin hóa đơn hoặc hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice

Trong quá trình xuất hóa đơn trên phần mềm E-Invoice, các kế toán sẽ gặp phải trường hợp nhập sai thông tin hóa đơn và cần sửa đổi hoặc hủy bỏ đi. Vậy thao tác sửa thông tin hóa đơn hoặc hủy hóa đơn sai thông tin trên phần mềm E-Invoice như thế nào? Hãy tham khảo bài viết sau để có câu trả lời!

Cách sửa thông tin hoặc hủy hóa đơn chưa thực hiện kê khai thuế trên phần mềm E-Invoice

Việc xảy ra sai sót trong quá trình nhập thông tin để xuất hóa đơn là việc mà các kế toán thường mắc phải. Thay vì phải loay hoay tẩy xóa hoặc viết lại hóa đơn mới, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice hỗ trợ kế toán sửa đổi thông tin sai trên hóa đơn và hủy hóa đơn bằng những thao tác vô cùng đơn giản như sau:

Khi hóa đơn gốc của bạn chưa thực hiện kê khai thuế, muốn sửa đổi lại thông tin hóa đơn, hoặc hủy hóa đơn, thì bạn thực hiện lập hóa đơn thay thế hoặc xử lý hủy hóa đơn. Để thực hiện, bạn vào trong mục “sử dụng hóa đơn”, tìm mục "danh sách hóa đơn điện tử" và mở hóa đơn điện tử có thông tin bị sai, nhấn vào nút “xử lý hóa đơn”.

Vào mục danh sách hóa đơn điện tử trên phần mềm E-Invoice để tìm hóa đơn cần sửa

Trường hợp 1: Bạn muốn hủy bỏ hóa đơn thì lựa chọn "xóa bỏ", sau đó nhập vào lý do hủy và ngày xử lý hủy rồi nhấn "xử lý" để hoàn tất.

Xóa bỏ hóa đơn điện tử bị sai thông tin

Trường hợp 2: Lập hóa đơn thay thế hóa đơn có thông tin sai: Bạn lựa chọn "thay thế" rồi nhấn xử lý. Màn hình hóa đơn thay thế sẽ hiện ra ngay sau đó, thông tin trên hóa đơn gốc sẽ được tự động đưa vào hóa đơn điều chỉnh. Bạn tiến hành thực hiện các nội dung cần sửa đổi trên hóa đơn ví dụ như hàng hóa dịch vụ, số lượng hàng hóa, số tiền… Sau khi nhập xong thông tin cho hóa đơn thay thế, bạn nhấn ghi và thực hiện xuất hóa đơn, ký số như hóa đơn thông thường. Thông báo mới sẽ tự động hiện ra với nội dung: “tạo hóa đơn mới thành công”.

Các bước xử lý hóa đơn sai thông tin bằng cách lập hóa đơn thay thế

Sau khi thực hiện xong xử lý hóa đơn, bạn vào menu, chọn danh sách biên bản hóa đơn để xem, tải hoặc in biên bản gửi cho khách hàng "biên bản thu hồi hóa đơn". Chức năng này của phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice giúp người dùng dễ dàng quản lý được những hóa đơn đã thay đổi nội dung, đồng thời cũng giúp thông báo đến khách hàng việc thay đổi hóa đơn một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Biên bản thu hồi hóa đơn để gửi thông báo đến khách hàng

Hóa đơn điện tử E-Invoice - Tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí cho doanh nghiệp trong thời đại 4.0

Hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy đem lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như chi phí cho việc xuất, lưu trữ, vận chuyển hóa đơn. Cụ thể, hóa đơn điện tử sẽ giúp bộ phận kế toán tiết kiệm thời gian xuất hóa đơn bằng cách tiết giảm tối đa các thủ tục viết tay số tiền, thông tin doanh nghiệp, hàng hóa, xin chữ ký và đóng dấu. Thời gian để xuất được một hóa đơn điện tử hợp lệ nhanh hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy truyền thống.

Sau khi xuất, dữ liệu hóa đơn điện tử được lưu lại trên phần mềm. Bất kỳ lúc nào muốn tìm lại hóa đơn để chỉnh sửa thông tin, hủy hoặc tổng hợp để làm báo cáo theo tháng/quý, kế toán chỉ việc kiểm tra trên phần mềm bằng những thao tác đơn giản. Thay vì phải in ra rồi đóng quyển, cất trong tủ hoặc kho riêng, tìm kiếm bằng cách lật giở từng tờ, từng quyển như với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hoàn toàn tinh gọn và ưu việt trong vấn đề bảo quản, lưu trữ.

Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã được Tổng cục Thuế thẩm định

Bài toán vận chuyển nan giải đối với hóa đơn giấy cũng được giải quyết triệt để bằng hóa đơn điện tử. Những hóa đơn điện tử đã xuất sẽ được gửi từ phần mềm đến cho khách hàng qua email, SMS cũng như gửi lên cơ quan Thuế để xin xác thực ngay trong ngày, hoàn toàn không mất phí vận chuyển cũng như rút ngắn thời gian chờ đợi. 

Những lợi ích trên cho thấy hóa đơn điện tử ưu việt và phù hợp với nhiều ngành nghề trong thời đại 4.0 hơn hóa đơn giấy. Chính vì thế mà Chính phủ ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hoá đơn điện tử và yêu cầu các doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Theo nội dung Nghị định 119/2018/NĐ-CP, đến ngày 1/11/2020, các doanh nghiệp phải hoàn thành việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Để có thể sớm hoàn thành việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử của các đơn vị uy tín. Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice sử dụng dễ dàng và tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời chống giả mạo hóa đơn hiệu quả.

Với những tính năng ưu việt của mình, phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice đã giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp lớn như Lotte, Grab, Golden Gate, Honda, CGV, KFC… và nhận được sự tín nhiệm từ các đơn vị nói trên.

Để được giải đáp thắc mắc và hỗ trợ sử dụng hiệu quả phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice, doanh nghiệp xin vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội

Hotline: 19004767 hoặc 19004768

Tel: 024.3754.5222

Website: https://einvoice.vn

Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice

Những vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp trong quá trình kê khai hóa đơn điện tử

Các vấn đề về kê khai hóa đơn điện tử là nội dung mà nhiều doanh nghiệp mới sử dụng hóa đơn điện tử còn bỡ ngỡ. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra những thông tin cơ bản và trả lời những vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp nhất.

Kê khai hóa đơn điện tử xác thực

Các doanh nghiệp mới chuyển từ hình thức hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử thường lo ngại rằng hóa đơn điện tử xác thực không thể sử dụng để kê khai thuế, hoặc nếu có thể sử dụng thì thủ tục kê khai hóa đơn điện tử sẽ rườm rà, phức tạp. Trên thực tế, hóa đơn điện tử xác thực là một hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên hoàn toàn đủ căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế.

Hóa đơn điện tử xác thực hoàn toàn đủ căn cứ để hạch toán và kê khai thuế

Việc kê khai hóa đơn điện tử xác thực thực hiện tương tự như hóa đơn giấy. Tuy nhiên doanh nghiệp không cần kê khai hóa đơn bán ra, chỉ kê khai hóa đơn mua vào tùy theo từng loại thuế suất vào tờ khai thuế giá trị gia tăng và nộp cho Cơ quan Thuế.

Đối với đối tượng khách mua hàng, sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán thì có thể kê khai, khấu trừ thuế bình thường như hóa đơn giấy. Khách mua hàng nếu cần cũng có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy, có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế.

Khi phát hiện có sai sót trong bảng kê khai, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thông tin cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử xác thực để kiểm tra, hoặc cơ quan thuế sẽ tự động tra cứu thông tin hóa đơn trên cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế.

Kê khai hóa đơn điện tử có ngày lập khác ngày ký

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ thường xuyên gặp trường hợp ngày lập hóa đơn và ký hóa đơn không giống nhau. Nguyên tắc xử lý trong trường hợp này là doanh nghiệp căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử để xác định nghĩa vụ nộp thuế, hạch toán và kê khai hóa đơn điện tử. Ngày lập hóa đơn khi kinh doanh hàng hóa và cung cấp dịch vụ được quy định rõ tại Điểm a Khoản 2 Điều 16 của Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài Chính quy định về tiêu thức “ngày tháng năm” lập hóa đơn.

Cụ thể như sau:

• Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cũng cần lưu ý tuân thủ theo các quy định về lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ nhằm đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn điện tử.

Có được hủy hóa đơn đã kê khai thuế?

Trong quá trình lập hóa đơn, nội dung về số lượng, giá bán mặt hàng - dịch vụ, kỳ cước, số tiền...cũng là các thông tin dễ bị sai sót, nhầm lẫn. Đối với trường hợp hóa đơn bị nhầm lẫn nhưng đã kê khai thuế thì doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Cụ thể, doanh nghiệp cần lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh tăng - giảm số lượng hàng hóa, thuế suất, giá bán, thuế giá trị gia tăng, đồng thời có đầy đủ thông tin chú thích về hóa đơn được điều chỉnh như số, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

                 

                   Lập hóa đơn điều chỉnh khi có sai sót trong hóa đơn đã được kê khai thuế

Khi kê khai hóa đơn điện tử điều chỉnh, một số doanh nghiệp cũng thắc mắc rằng nếu lập hóa đơn điều chỉnh cho một hóa đơn gốc lập trước đó thì hóa đơn điều chỉnh sẽ được kê khai thuế vào tháng lập hóa đơn gốc hay tháng lập hóa đơn điều chỉnh. Thông thường, theo nghiệp vụ kế toán thì hóa đơn được lập vào tháng nào sẽ kê khai vào tháng đó. Hóa đơn điều chỉnh cũng không phải ngoại lệ, tức là sẽ được kê khai vào tháng lập hóa đơn điều chỉnh thay vì tháng lập hóa đơn gốc.

Ví dụ, doanh nghiệp lập một hóa đơn có trị giá 10.000.000 đồng vào tháng 9, nhưng sang tháng 10 doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh tăng 5.000.000 đồng cho hóa đơn gốc. Như vậy hóa đơn điều chỉnh này được lập vào tháng 10 nên sẽ được kê khai thuế vào tháng 10.

Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Để được giải đáp thắc mắc về kê khai hóa đơn điện tử cũng như hỗ trợ kịp thời nhất, doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín.

Công ty Phát triển phần mềm Thái Sơn là một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam mang đến giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định và chứng nhận đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết với những tính năng vượt trội như hỗ trợ chuyền nhận dữ liệu giữa nhiều chi nhánh, phê duyệt hóa đơn theo từng lô, khả năng tích hợp với ERP, CRM….

                         

                      Hóa đơn điện tử E-Invoice được Tổng cục Thuế thẩm định chất lượng

Không chỉ vậy, E-Invoice còn cung cấp cho khách hàng hỗ trợ 24/7 với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết. Khách hàng sẽ được giải đáp mọi thắc mắc cũng như hỗ trợ kịp thời tất cả các vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử.

E-Invoice tự hào đã và đang là người bạn đồng hành của các doanh nghiệp Việt Nam, góp phần giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và phát triển quy mô. Điều này được minh chứng bởi những nhãn hiệu hàng đầu hợp tác với E-Invoice như Grab, Unicharm, Golden Gate, Honda, Lotte….

Để biết thêm thông tin về sản phẩm E-Invoice, quý khách vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice

Cách khắc phục hoá đơn điện tử khi viết có sai sót

Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể khi xử lý các hoá đơn bị sai, mà doanh nghiệp lựa chọn huỷ hoá đơn, thay thế hoá đơn, hoặc lập hoá đơn điều chỉnh cho hoá đơn gốc. Trong bài viết này, hoá đơn điện tử E-Invoice sẽ hướng dẫn các bạn cách xử lý hoá đơn viết sai thông tin đối với trường hợp hoá đơn gốc đã kê khai thuế.

Đối với trường hợp hoá đơn gốc đã kê khai thuế nhưng sai thông tin khách hàng, sai thông tin hàng hoá, bạn muốn sửa đổi thông tin thì bạn cần phải lập thông tin điều chỉnh. Cách thực hiện như sau:

B1: Bạn tìm và mở hoá đơn điện tử có thông tin bị sai: Bấm vào mục Sử dụng hoá đơn -> Danh sách hoá đơn điện tử

Chọn Lọc -> Chọn hoá đơn sai

B2: Nhấn vào nút Xử lý hoá đơn 

Chọn Điều chỉnh -> Xử lý

B3: Thông tin hoá đơn gốc sẽ được đưa vào Hoá đơn điều chỉnh. Mặc định danh sách hàng hoá được để trống.

- Nếu bạn chỉ sai thông tin khách hàng, tiến hành sửa lại theo thông tin khách hàng đã cung cấp. Nhập số và ngày của văn bản thoả thuận về việc điều chỉnh giữa doanh nghiệp và khách hàng nếu có và bấm vào Lưu lại

- Nếu sai thông tin hàng hoá bấm vào Chọn hàng từ HĐ gốc để chọn dòng hàng cần điều chỉnh

Lựa chọn điều chỉnh Tăng hoặc Giảm và điền lại các thông số cần điều chỉnh

Đối với trường hợp bạn lập hoá đơn điều chỉnh và huỷ hoá đơn gốc, sau khi lựa chọn điều chỉnh giảm bạn phải nhập vào số lượng, đơn giá giống như trên hoá đơn gốc. Sau khi lâp xong hoá đơn điều chỉnh bấm Lưu lại

Và thực hiện xuất hoá đơn ký số như hoá đơn thông thường

Các thông tin trên mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Thời hạn bắt buộc hoàn thành chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử năm 2020 đang đến rất gần. Các doanh nghiệp cần chuẩn bị và trang bị cho mình những kiến thức, trong đó có việc nhận diện được mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ.
Chủ đề hóa đơn điện tử đang trở nên nóng hơn bao giờ hết với việc thời hạn chuyển đổi đã được ấn định rõ ràng trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Tuy nhiên, trong lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn khi phân biệt mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp với mẫu hóa đơn điện tử không hợp lệ, hợp pháp.

Các thông tin trên mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Theo Điều 6, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, mẫu hóa đơn điện tử được cho là hợp lệ khi thông tin trên mẫu hóa đơn đảm bảo đủ các nội dung sau đây:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế)
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng
• Tổng số tiền thanh toán
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có)
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).

Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

Thông tin cần có trên mẫu hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hợp lệ

Đối với hoá đơn giá trị gia tăng điện tử, để có tính chất hợp lệ, hợp pháp thì mẫu hóa đơn đó phải đảm bảo các thông tin hóa đơn và nội dung hàng hóa dịch vụ cơ bản sau:

Thông tin hóa đơn

• Mẫu số
• Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn

Thông tin người bán, người mua trên hóa đơn

• Tên công ty
• Địa chỉ
• Mã số thuế

Nội dung hàng hoá dịch vụ:

• Số thứ tự, Tên hàng hoá dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
• Cộng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán.
• Tiền hàng bằng chữ
• Người  mua hàng, người bán hàng
• Ký và đóng dấu của người bán hàng

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hợp pháp cần có đủ thông tin theo quy định

Lưu ý về nội dung trong mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Hóa đơn điện tử có định dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF. Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả, trong trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in

Mẫu hóa đơn điện tử chuyển đổi

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, đôi khi người mua vẫn yêu cầu chứng từ giấy. Với trường hợp này, để hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử đảm bảo giá trị về mặt pháp lý thì cần đáp ứng các quy định trong Thông Tư 32/2011/TT-BTC như sau:

• Hóa đơn chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
• Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
• Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy cũng là nội dung được quy định trong Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp cần nắm được:

• Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.
• Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
• Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Mẫu hóa đơn điện tử chuyển đổi hợp lệ

Khi có thắc mắc về hóa đơn điện tử nên tham vấn đơn vị nào?

Trong quá trình tìm hiểu và chuyển sang hóa đơn điện tử không tránh khỏi có những vướng mắc từ phía doanh nghiệp. Trong trường hợp đó, việc lựa chọn được một đơn vị cung ứng phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, tin cậy để cùng đồng hành trong suốt quá trình là điều vô cùng quan trọng. Là một trong những doanh nghiệp hàng đầu cung cấp hóa đơn điện tử với sản phẩm E-Invoice, với hiểu biết về nghiệp vụ và công nghệ, Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn luôn sẵn sàng giải đáp, tư vấn, hỗ trợ để doanh nghiệp có quá trình chuyển đổi thuận lợi.

Phần mềm hóa đơn điện tử E - Invoice do Công ty Phát triển Công nghệ  Thái Sơn cung cấp.

Doanh nghiệp cũng không cần lo lắng phải tự mình tìm kiếm một mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ cho đơn vị mình bởi cán bộ chuyên trách của Thái Sơn sẽ hướng dẫn và thiết kế cho doanh nghiệp một mẫu hóa đơn vừa đầy đủ thông tin, đáp ứng các quy định vừa mang màu sắc, thương hiệu của doanh nghiệp.

Từ kinh nghiệm triển khai dày dặn, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn đem đến cho doanh nghiệp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ những yêu cầu nghiệp vụ của đa dạng ngành nghề và mô hình kinh doanh. Thái Sơn cùng E-Invoice đã chinh phục thành công các tiêu chuẩn và yêu cầu cao của những thương hiệu hàng đầu như: Honda, Coca-Cola, Samsung, Lotte, Grab...

Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử Thái Sơn, Quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn

Địa chỉ: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội
Hotline: 19004767 hoặc 19004768
Tel: 024.3754.5222
Website: https://einvoice.vn
Fanpage: Hóa đơn điện tử E-Invoice